Server einfach ersetzen wenn sie in die Jahre gekommen sind ist nicht mehr die Lösung

Tausende von Schweizer Unternehmen nutzen seit Jahrzehnten Serversysteme. Und alle 4-8 Jahre wurden die Server durch neue Geräte mit neuem Betriebssystem ersetzt. Meist nicht gerade die Lieblingsaufgabe des CEO’s, Finanzchefs oder wer auch immer für die IT verantwortlich ist. Natürlich hat man sich im Rahmen eines solchen Projektes Gedanken gemacht was die beste Lösung ist und wie man wohl in Zukunft arbeiten wird. Am Ende wurde es aber dasselbe einfach neuer und schneller.

Nutzen statt Produkte

Wer heute noch so entscheidet vergibt sich ganz bestimmt Chancen, denn in den meisten Fällen ist ein 1:1 Ersatz nicht mehr die richtige Lösung. Diese Erfahrung hat auch ein Kunde von uns gemacht der einen 5 jährigen Windows Small Business Server im Einsatz hat. Die erste Reaktion des Kunden war „wir brauchen einen neuen Server.“  Im Gespräch sind wir dann darauf gekommen dass er keinen neuen Server braucht. Was er braucht ist zusammengefasst:

  • Kommunikationsystem um E-Mails etc zu versenden und zu empfangen
  • einen Speicherort um die Dateien zu speichern damit die Mitarbeiter darauf zugreifen können
  • Ein System um Anfragen, Aufträge, Lager etc. zu verwalten
  • Und dann möchte er flexibel zugreifen und anpassen können
  • Seine Mitarbeiter sollen ihre Arbeit effizient erledigen können

Höchstwahrscheinlich kann ein Server mit der entsprechenden Software all das schon, nur ist es auch die beste, zuverlässigste, flexibelste und günstigste Lösung?

Im Zuge dieser Diskussion haben wir uns Gedanken gemacht welche Alternativen zu einem neuen Server bestehen, und wo die jeweiligen Vor- und Nachteile liegen. Für den Kommunikationsbereich ist der Entscheid sehr schnell gefallen. Das ein KMU Betrieb einen eigenen Mailserver betreibt, macht nur noch in den wenigsten Fällen Sinn. Sowohl aus Kostensicht wie auch in Bezug auf Funktionalität und Wartung. Etwas mehr Diskussionen gab es zur Dokumentenablage „Fileserver“.  Und als eigentliche Knacknuss entpuppte sich das Auftragsabwicklungsprogramm. Kaum ein Hersteller bietet Cloudlösungen für solche Systeme an. Meist wurde eine Terminalserver Umgebung empfohlen, die aber wieder zu Mehrkosten und mehr Komplexität führt. Microsoft wird hier in die Bresche springen und Markt in den nächsten Jahren gehörig aufmischen mit einem Produkt mit Codename „Tenerife“. Mehr dazu in einem anderen Blog.

In unserem Beispiel hat der Kunde nach Abschluss des Projekts nur noch PCs, Notebooks und einen Internetschluss in seinem Büro. Der Unterhalt und die Komplexität konnten massiv reduziert werden. Dafür ist die Flexibilität massiv höher und er kann auf künftige Entwicklungen reagieren, egal in welche Richtung sich das Geschäft entwickelt.

Wenn die Diskussion einmal weg von „Welcher Server ist wohl der Beste“ hin zu “ „welche Services decken meine Bedürfnisse am besten ab“ geht, tauchen auch Möglichkeiten auf die vor kurzem noch unbezahlbar waren, dem Business aber sehr helfen können. Jede Investition dient immer nur 2 möglichen Zielen: Kosten reduzieren oder Umsätze steigern.

Wie die Lösung dann am Ende aussieht ist sehr individuell. Auch das ist ein grosser Vorteil der heutigen Möglichkeiten. Im Zentrum steht aber nicht Produkt x oder y sondern das Zusammenspiel der Komponenten und die Abdeckung der Anforderungen von heute und in Zukunft.

Finanzierung:

Früher wurden alle 5 Jahre grössere IT Ausgaben budgetiert und Migrationsprojekte in Angriff genommen. Das Resultat sind enorme Kostenblöcke, Mitarbeiter Arbeitszeiten wurden gebunden und das Tagesgeschäft mehr oder weniger stark behindert. In heutigen Projekten halten sich die einmaligen Kosten sehr im Rahmen. Man bezahlt die Services die man braucht. Dadurch steigen die regelmässigen Betriebskosten, aber die grossen Projektkosten entfallen mehrheitlich. Das macht die Kalkulation einfach da man genau weiss was die IT pro Monat kostet.

Die Schwierigkeit für viele IT Verantwortliche in KMU Betrieben liegt darin, dass es unmöglich ist sich über die technologischen Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Selbst für Unternehmen die nichts anderes machen ist es anspruchsvoll up to date zu bleiben. Deshalb ist man gut beraten für solche Projekte Unterstützung zu holen. Und nicht in jedem Fall ist das IT Systemhaus, das Ihre Umgebung betreut der richtige Ansprechpartner für diesen Teil. Aus diesem Grund bietet Oyatec einen Workshop an in dem Sie sich diese oben beschriebenen Gedanken machen können, sinnvollerweise unter Einbezug Ihres IT Betreuers.

Workshop: zukunftsgerichtete IT Umgebung