Notebook und Smartphone zu besitzen heisst noch nicht mobil zu arbeiten

Mobiles Arbeiten ist schon seit vielen Jahren gang und gäb. Notebooks haben die PC’s abgelöst und jederman hat ein Smartphone und teilweise auch ein Tablet. Bei genauerer Betrachtung stelle ich aber fest, dass in vielen Fällen mobiles Arbeiten nach wie vor recht beschwerlich ist. Dies auch deshalb weil die Geräte zwar vorhanden sind, die Inhalte aber nicht an diese Geräte angepasst. E-Mail, Termine und Kontakte sind die Dinge die inzwischen auf allen Geräten zuverlässig funktionieren. Wenn aber Dokumente oder spezifische Produkt- oder Kundeninformationen gefordert sind wird’s oft beschwerlich.

Damit kämpfen Aussendienstmitarbeiter:
Die Dokumente sind im Geschäft auf dem Fileserver abgelegt. Wenn ich als Aussendienstmitarbeiter auf solche Dokumente zugreifen möchte muss ich sie entweder auf einen Stick kopieren, was eine ganz schlimme Variante ist. Oft werden dadurch elementare Datenschutzregeln verletzt. Ausserdem besteht die Gefahr das solche Dokumente am Ende mehrfach in verschiedenen Versionen vorhanden sind. Eine doch etwas bessere Möglichkeit ist ein VPN Zugriff; das ich also online direkt auf die Dokumente zugreifen kann. Allerdings funktioniert das kaum auf Tablets und Smartphones. Diese Variante ist auch etwas in die Jahre gekommen und wohl nicht das Modell das sich in Zukunft durchsetzen wird.

Neben den Files sind aber noch viele weitere Informationen wichtig für die Aussendienstmitarbeiter. Kundenauswertungen aus der Auftragsabwicklung, CRM Informationen über Aktivitäten und Kampagnen, Serviceaufträge und vieles mehr können hilfreiche Informationen sein. Auch die Kommunikation mit dem Innendienst sind wichtige Pfeiler um effizient arbeiten zu können. Es ist erstaunlich wie oft hier noch über E-Mail und Telefonanrufe abgewickelt wird. Ich denke wir sind uns einig, dass dies in den wenigsten Fällen die effizienteste Variante ist.

Noch schwieriger wird’s, wenn von unterwegs Daten erfasst werden sollen. Besuchsberichte, Servicerapporte, Bestellungen, Anfragen etc. sollten direkt ins richtige System eingefügt werden können ohne dass noch ein zweiter Arbeitsgang notwendig ist.

Was für Aussendienst Mitarbeiter gilt, hilft auch im Homeoffice, an Projektmeetings, für Teilzeitangestellte und in vielen weiteren Situationen. Das gesamte Unternehmen wird dadurch wesentlich flexibler und die Effizienz nimmt markant zu.

Um diesen Effekt zu erzielen reicht es nicht ein Notebook, ein Tablet und ein Telefon zur Verfügung zu stellen. Die wahren Stärken können erst gespielt werden, wenn die Informationen auch auf diese Geräte optimiert vorliegen. Hier gibt es zahlreiche Lösungen, smart eingeführt und auf einfache Weise genutzt werden können.