Server einfach ersetzen wenn sie in die Jahre gekommen sind ist nicht mehr die Lösung

Tausende von Schweizer Unternehmen nutzen seit Jahrzehnten Serversysteme. Und alle 4-8 Jahre wurden die Server durch neue Geräte mit neuem Betriebssystem ersetzt. Meist nicht gerade die Lieblingsaufgabe des CEO’s, Finanzchefs oder wer auch immer für die IT verantwortlich ist. Natürlich hat man sich im Rahmen eines solchen Projektes Gedanken gemacht was die beste Lösung ist und wie man wohl in Zukunft arbeiten wird. Am Ende wurde es aber dasselbe einfach neuer und schneller.

Nutzen statt Produkte

Wer heute noch so entscheidet vergibt sich ganz bestimmt Chancen, denn in den meisten Fällen ist ein 1:1 Ersatz nicht mehr die richtige Lösung. Diese Erfahrung hat auch ein Kunde von uns gemacht der einen 5 jährigen Windows Small Business Server im Einsatz hat. Die erste Reaktion des Kunden war „wir brauchen einen neuen Server.“  Im Gespräch sind wir dann darauf gekommen dass er keinen neuen Server braucht. Was er braucht ist zusammengefasst:

  • Kommunikationsystem um E-Mails etc zu versenden und zu empfangen
  • einen Speicherort um die Dateien zu speichern damit die Mitarbeiter darauf zugreifen können
  • Ein System um Anfragen, Aufträge, Lager etc. zu verwalten
  • Und dann möchte er flexibel zugreifen und anpassen können
  • Seine Mitarbeiter sollen ihre Arbeit effizient erledigen können

Höchstwahrscheinlich kann ein Server mit der entsprechenden Software all das schon, nur ist es auch die beste, zuverlässigste, flexibelste und günstigste Lösung?

Im Zuge dieser Diskussion haben wir uns Gedanken gemacht welche Alternativen zu einem neuen Server bestehen, und wo die jeweiligen Vor- und Nachteile liegen. Für den Kommunikationsbereich ist der Entscheid sehr schnell gefallen. Das ein KMU Betrieb einen eigenen Mailserver betreibt, macht nur noch in den wenigsten Fällen Sinn. Sowohl aus Kostensicht wie auch in Bezug auf Funktionalität und Wartung. Etwas mehr Diskussionen gab es zur Dokumentenablage „Fileserver“.  Und als eigentliche Knacknuss entpuppte sich das Auftragsabwicklungsprogramm. Kaum ein Hersteller bietet Cloudlösungen für solche Systeme an. Meist wurde eine Terminalserver Umgebung empfohlen, die aber wieder zu Mehrkosten und mehr Komplexität führt. Microsoft wird hier in die Bresche springen und Markt in den nächsten Jahren gehörig aufmischen mit einem Produkt mit Codename „Tenerife“. Mehr dazu in einem anderen Blog.

In unserem Beispiel hat der Kunde nach Abschluss des Projekts nur noch PCs, Notebooks und einen Internetschluss in seinem Büro. Der Unterhalt und die Komplexität konnten massiv reduziert werden. Dafür ist die Flexibilität massiv höher und er kann auf künftige Entwicklungen reagieren, egal in welche Richtung sich das Geschäft entwickelt.

Wenn die Diskussion einmal weg von „Welcher Server ist wohl der Beste“ hin zu “ „welche Services decken meine Bedürfnisse am besten ab“ geht, tauchen auch Möglichkeiten auf die vor kurzem noch unbezahlbar waren, dem Business aber sehr helfen können. Jede Investition dient immer nur 2 möglichen Zielen: Kosten reduzieren oder Umsätze steigern.

Wie die Lösung dann am Ende aussieht ist sehr individuell. Auch das ist ein grosser Vorteil der heutigen Möglichkeiten. Im Zentrum steht aber nicht Produkt x oder y sondern das Zusammenspiel der Komponenten und die Abdeckung der Anforderungen von heute und in Zukunft.

Finanzierung:

Früher wurden alle 5 Jahre grössere IT Ausgaben budgetiert und Migrationsprojekte in Angriff genommen. Das Resultat sind enorme Kostenblöcke, Mitarbeiter Arbeitszeiten wurden gebunden und das Tagesgeschäft mehr oder weniger stark behindert. In heutigen Projekten halten sich die einmaligen Kosten sehr im Rahmen. Man bezahlt die Services die man braucht. Dadurch steigen die regelmässigen Betriebskosten, aber die grossen Projektkosten entfallen mehrheitlich. Das macht die Kalkulation einfach da man genau weiss was die IT pro Monat kostet.

Die Schwierigkeit für viele IT Verantwortliche in KMU Betrieben liegt darin, dass es unmöglich ist sich über die technologischen Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Selbst für Unternehmen die nichts anderes machen ist es anspruchsvoll up to date zu bleiben. Deshalb ist man gut beraten für solche Projekte Unterstützung zu holen. Und nicht in jedem Fall ist das IT Systemhaus, das Ihre Umgebung betreut der richtige Ansprechpartner für diesen Teil. Aus diesem Grund bietet Oyatec einen Workshop an in dem Sie sich diese oben beschriebenen Gedanken machen können, sinnvollerweise unter Einbezug Ihres IT Betreuers.

Workshop: zukunftsgerichtete IT Umgebung

 

Auch bei Digitalisierung geht’s nur um 2 Dinge: Kosten senken und Umsatz steigern und …

Wenn wir mit Kunden und Interessenten über Business und Digitalisierung sprechen, dann geht’s letztendlich immer um 2 Hauptthemen:

  1. Wie können wir die Kosten reduzieren?
  2. Wie können wir unsere Umsätze steigern?

In diesen zwei Bereichen gibt es zahllose Möglichkeiten und Varianten. Neben diesen beiden Punkten sollte jedoch die zeitliche Komponente keinesfalls ausser Acht gelassen werden. Was Morgen kurzfristig Umsatz bringt, oder kurzfristig einen paar Franken spart,  kann mittelfristig fatale Folgen haben.

Kosten reduzieren ist einfach und wird tagtäglich gemacht. Mitarbeiter werden entlassen, Filialen und Standorte geschlossen, die Produktqualität reduziert und vieles mehr. Wenn aber die langfristige Betrachtung fehlt, wohin die Kostenreduktion führen soll, dann gewinnt man bestenfalls etwas Zeit. Ein nachhaltiger Fortschritt und die Weiterentwicklung und Zukunftssicherung des Unternehmens kann jedoch nicht gewährleistet werden.

Aehnlich verhält es sich mit kurzfristigen Umsatzsteigerung durch Aktionen, Preisnachlässen und Sortimentserweiterungen. Das bringt zwar Geld in die Kasse macht es aber längerfristig schwieriger ein gewinnbringendes Business zu betreiben.

Zeitliche Komponente

Wie eingangs erwähnt ist nicht alles was kurzfristig Nutzen bringt auch langfristig sinnvoll. Deshalb ist es sehr wichtig sich Gedanken darüber zu machen wohin das Business sich längerfristig bewegt. Das ist der Leuchtturm der sicherstellt, dass alle Aktivitäten sie dem längerfristigen Ziel näherbringt. Es ist uns allen bewusst, dass es nahezu unmöglich ist zu beschreiben wie Ihr Geschäft in 5 Jahren aussehen wird. Trotzdem müssen heute die ersten Schritte getan werden. Das Ziel lässt sich im Laufe der Reise nachjustieren. Wer aber erst gar nicht losgeht entfernt sich immer weiter vom Leuchtturm und damit davon in Zukunft erfolgreiches Business aufzubauen.

Wer jetzt losgeht verschafft sich einen Vorsprung gegenüber anderen Marktteilnehmern. Wenn das in kleinen aber klaren Schritten erfolgt dann stellen sich schnell erste Erfolge ein, die Kosten sind vertretbar und die Unternehmensentwicklung lässt sich vorantreiben ohne, dass das Tagesgeschäft beeinträchtigt wird.

Sämtliche Massnahmen sollten also unter diesen drei Aspekten geprüft werden:

  1. Können Kosten reduziert werden
  2. Werden die Umsätze durch diese Massnahme steigen
  3. Bringt uns die Massnahme unserem Leuchtturm ein wenig näher?

Wenn diese Punkte regelmässig auf die Traktandenliste der Geschäftsleitung kommen, und man sich Gedanken macht wie die technologische Entwicklung gewinnbringend eingesetzt werden kann, dann stehen die Chancen gut, dass das Unternehmen von der Digitalisierung profitieren kann.

Mehr zu diesem Thema:

www.oyatec.ch/portfolio-item/digitalisierung/
http://www.oyatec.ch/portfolio-item/organisation-infrastruktur/

Digitalisierung ist nicht nur Virtual Reality, Roboter und künstliche Intelligenz

Kürzlich fand in der Schweiz der erste Digitaltag statt. Eine, wie ich finde, sehr gute Idee um das Thema der technologischen Entwicklung einer breiten Öffentlichkeit ins Gedächtnis zu rufen. Die Faszination von Robotern, Virtueller Realität, Künstlicher Intelligenz und vielen anderen High Tech Produkten und Forschungsprojekten ist ungebrochen und zieht die Menschen an. Es ist schön zu sehen welche Innovationskraft in der Schweiz vorhanden ist, und wie Menschen Technologie durch kreative Ideen erleb- und nutzbar machen. Das ist wie ein Feldstecher, der es uns erlaubt einen Blick in unseren Alltag der Zukunft zu werfen. Vieles davon wird uns allen aber in naher Zukunft nicht täglich begegnen. Das wiederum verleitet viele Menschen und Unternehmen zu der Schlussfolgerung „Digitalisierung hat nichts mit mir und meinem Business zu tun“ oder „in nächster Zukunft ist das für uns noch kein Thema“. Genau das ist aber ein grosser Irrtum.

Digitalisierung interpretiere ich als einen Begriff für:

  • Technologische Entwicklung
  • Technologie in einen Nutzen für die Menschen ummünzen.
  • Anpassung des Menschen an den Fortschritt, Abschätzen was das für meinen Alltag bedeutet, Technologie in einen Nutzen für die Menschen ummünzen.

Und all das findet heute statt und hat auch schon in der Vergangenheit stattgefunden. Nur die Geschwindigkeit der Entwicklung und damit die Möglichkeiten haben sich geändert. Für die Mehrheit der Unternehmen in der Schweiz geht es heute noch nicht darum sich Gedanken zu machen wie Robotertechnik oder virtuelle Realität in Ihrem Business eingesetzt werden könnten. Vielmehr geht es in der jetzigen Zeit darum sich über viel kleinere Schritte Gedanken zu machen.

  • Wie kann ich durch den Einsatz von Technologie effizienter werden im Geschäft?
  • Wie kann ich durch Datenanalyse und Datenauswertung mehr über das Kundenverhalten erfahren?
  • Wie kann ich es dem Kunden erleichtern zu seinen Informationen zu kommen?
  • Wie schaffe ich es das meine Mitarbeiter Freude an Innovation und Veränderung bekommen?

Wenn man sich diese Gedanken auf einer praktischen Ebene macht, eröffnen sich plötzlich Möglichkeiten, die man für unrealistisch oder viel zu teuer hielt. Und wenn der erste Schritt mal gemacht ist und die Mitarbeiter erkennen, dass technologische Entwicklung (Digitalisierung) Spass machen kann, einem das Leben und die Arbeit erleichtert und zu Erfolgserlebnissen führt ist der zweite Schritt nicht mehr weit und das Unternehmen nimmt immer mehr Fahrt auf.

Natürlich verändern sich durch die Möglichkeiten auch die Kundenanforderungen und damit die Businessmodelle. Es macht auch Spass sich mal Gedanken darüber zu machen wie Ihr Unternehmen in 10 Jahren am Markt agiert. Auch diese Ueberlegungen sind sehr wichtig und notwendig. Diese Szenarien und Visionen sind der Leuchtturm nach dem sich das Schiff Unternehmen im Tagesgeschäft orientiert. Die kurzfristigen Ueberlegungen befassen sich aber mit kleineren Dingen wie Segelstellungen korrigieren, Takelage warten, Ruderstellung korrigieren, Wasser abpumpen und viele weitere kleinere Aktivitäten und Massnahmen, die sicherstellen dass das Schiff Richtung Leuchtturm unterwegs ist.

Genau darum geht es in unserem Digitalisierungsworkshop: Einen Leuchtturm benennen und erkennen welche ersten Schritte heute schon unternommen werden können um dieses Ziel langfristig erreichen zu können. Dazu gehört auch, dass die Mannschaft agil genug ist um auf „Wetter- und Windänderungen“ reagieren zu können.

Kosten reduzieren ist keine Strategie

Erstaunlicherweise treffen wir immer wieder auf Firmen und ganze Branchen, die der technologischen Entwicklung und der Verhaltensänderung der Kunden mit Kostenreduktionen begegnen wollen. Insbesondere im Detailhandel (aber nicht nur da) ist dieses Phänomen stark vertreten. Nicht bei den ganz grossen Retailern, jedoch bei einzelnen Ladengeschäften oder kleineren Ketten.

So werden beispielsweise Standorte aufgegeben, Flächen verkleinert, Oeffnungszeiten angepasst, Personal reduziert und andere Massnahmen zur Kostenreduktion beschlossen. Dabei wird ausgeblendet, dass die Probleme nicht von zu hohen Kosten kommen. Und deshalb sind das auch keine geeigneten Massnahmen um das Geschäft nachhaltig in die Zukunft zu führen. Bestenfalls kann etwas Zeit gewonnen werden. Ausserdem werden mit Sparmassnahmen Leistungen reduziert, und wir werden für die Kunden noch unattraktiver. Der Trend wird weiterhin abwärts zeigen. Die Ursachen sind meist die technologischen Möglichkeiten, und ein dadurch ausgelöstes verändertes Kundenverhalten. Und zwar im Vorfeld des Kaufs wie auch beim Kauf selber.

Der einzige Weg aus diesem Dilemma ist die veränderten Bedürfnisse des Kunden zu erkennen und diese im Geschäftsmodell zu berücksichtigen. In diesem Prozess stehen die Beantwortung folgender Fragen am Anfang:

  • Wie hat sich das Informationsverhalten meiner Kunden verändert?
  • Was ist Ihnen wichtig? In den seltensten Fällen ist es nur der Preis.
  • Welche Alternativen hat er neben mir als Lieferanten?
  • Was bieten andere, das ich nicht biete?
  • Wo bin ich besonders stark, und ist genau das für den Kunden wichtig?

Alle Unternehmen die sich nicht mit den Wünschen und Verhalten der Kunden weiterentwickeln werden über kurz oder lang verschwinden. Darum ist aussitzen, Kosten senken und bekämpfen von Entwicklungen niemals die richtige Entscheidung. Wer sich mal fast zu Tode gespart hat, hat auch keine Ressourcen (Zeit/Geld/Mitarbeiter) mehr um sich der Entwicklung zu stellen. Die Alarmglocken läuten schon lange, viele Firmen leiten jedoch keine geeigneten Massnahmen ein.

Wer hingegen früher anfängt sich damit zu beschäftigen hat einen Vorteil am Markt, und die Möglichkeit zu agieren. Sich also Gedanken zu den obigen Fragen machen. Kunden befragen was sie sich von uns noch wünschen würden. Aber nicht nur Stammkunden, diese sind nicht repräsentativ, sondern Menschen die zufällig vorbeikommen und die uns nicht sehr gut kennen. Auch das Verhalten der Konkurrenten beobachten und abwägen in welche Richtung sie sich bewegen. Mit Lieferanten sprechen, die haben meist eine etwas andere Sicht auf den Markt. Und niemals seine eigene Meinung und Erfahrung als die einzig richtige annehmen.

Wenn man sich mal damit zu beschäftigen beginnt eröffnen sich plötzlich Möglichkeiten und es beginnt Spass zu machen die eigene Firma für die Zukunft fit zu machen. Die Spirale dreht sich nicht mehr um Sparen, Abbau, Frustration sondern in die andere Richtung – um Chancen, neue Möglichkeiten, Flexibilität und Wachstum.

Versprochen!!

Es ist mir bewusst, dass dies alles recht theoretisch und schwarzmalerisch klingt. Ich bin überzeugt, dass Sie aus dem Stegreif einige Firmen und Branchen aufzählen können, die genau da drin stecken und in der Negativspirale gefangen sind. Und da hilft nur eins aussteigen und umdenken und das lieber heute als erst morgen.

Digitalisierung angehen

Digitalisierung kann von verschiedenen Seiten angegangen werden

Im Grunde geht es beim Thema Digitalisierung um die Weiterentwicklung des Unternehmens. Das ist auch nichts neues – es war schon immer die Aufgabe der Führungsmannschaft einer Firma. In der aktuellen Zeit geht aber die Entwicklung viel schneller und damit ändern sich die technologischen Möglichkeiten extrem schnell. Diese Situation macht es für Firmen anspruchsvoll zu entscheiden wo und wie mit der Entwicklung umzugehen ist. Wir sehen Ansatzpunkte auf 3 verschiedenen Ebenen:

Operative Ebene:

Wie kann das bestehende Tagesgeschäft effizienter, kostengünstiger, angenehmer und qualitativ hochstehender bewältigt werden? Mitarbeiter und Teamleiter können einen entscheidenden Beitrag dazu leisten Fortschritte zu erzielen. Kleinere Anpassungen durch den Einsatz modernster Technologien haben oft grosse Wirkung.

Taktische Ebene:

Mittelfristige Entwicklung des Geschäfts beurteilen und Anpassungen im Bereich Kundenbeziehung, Marketing, Organisation angehen. Auch eine Analyse des bestehenden Geschäfts und mögliche Weiterentwicklungen gehören in den Bereich der taktischen Massnahmen. Das Businessmodell jedoch komplett auf den Kopf stellen ist in diesem Bereich nicht die Frage.

Strategische Ebene:

Wie sieht das Business in Zukunft aus? Fragen nach dem künftigen Businessmodell, der Positionierung die Veränderung der Kundenbedürfnisse und Beziehungen müssen beantwortet werden. Wohin bewegen sich die Mitbewerber und wo bietet unsere Branche Angriffsfläche für branchenfremde Unternehmen oder Disruption?

Unsere Erfahrungen zeigen, dass der Weg von kleinen aber stetigen Schritten für Schweizer KMU die erfolgversprechenste Variante ist. Wir beginnen meist auf operativer und taktischer Ebene um damit die Freiräume zu schaffen die strategische Ausrichtung anzugehen.

Ein erster Schritt kann eine Auslegeordnung in Form eines Workshops sein. Ansätze aus allen drei Ebenen kommen zur Diskussion und werden aufgenommen. Operative und Taktische Anpassungen lassen sich besser ins Tagesgeschäft integrieren und verschaffen kurzfristig Erfolgserlebnisse. Dies wiederum ist die Grundlage für weiterreichende Entwicklungsschritte. Denn eine Hauptvoraussetzung für das Gelingen sind motivierte Mitarbeiter.

Mehr dazu finden Sie auch auf unserer Webseite: http://www.oyatec.ch/portfolio-item/workshop-kmu-business-entwicklung/