Notebook und Smartphone zu besitzen heisst noch nicht mobil zu arbeiten

Mobiles Arbeiten ist schon seit vielen Jahren gang und gäb. Notebooks haben die PC’s abgelöst und jederman hat ein Smartphone und teilweise auch ein Tablet. Bei genauerer Betrachtung stelle ich aber fest, dass in vielen Fällen mobiles Arbeiten nach wie vor recht beschwerlich ist. Dies auch deshalb weil die Geräte zwar vorhanden sind, die Inhalte aber nicht an diese Geräte angepasst. E-Mail, Termine und Kontakte sind die Dinge die inzwischen auf allen Geräten zuverlässig funktionieren. Wenn aber Dokumente oder spezifische Produkt- oder Kundeninformationen gefordert sind wird’s oft beschwerlich.

Damit kämpfen Aussendienstmitarbeiter:
Die Dokumente sind im Geschäft auf dem Fileserver abgelegt. Wenn ich als Aussendienstmitarbeiter auf solche Dokumente zugreifen möchte muss ich sie entweder auf einen Stick kopieren, was eine ganz schlimme Variante ist. Oft werden dadurch elementare Datenschutzregeln verletzt. Ausserdem besteht die Gefahr das solche Dokumente am Ende mehrfach in verschiedenen Versionen vorhanden sind. Eine doch etwas bessere Möglichkeit ist ein VPN Zugriff; das ich also online direkt auf die Dokumente zugreifen kann. Allerdings funktioniert das kaum auf Tablets und Smartphones. Diese Variante ist auch etwas in die Jahre gekommen und wohl nicht das Modell das sich in Zukunft durchsetzen wird.

Neben den Files sind aber noch viele weitere Informationen wichtig für die Aussendienstmitarbeiter. Kundenauswertungen aus der Auftragsabwicklung, CRM Informationen über Aktivitäten und Kampagnen, Serviceaufträge und vieles mehr können hilfreiche Informationen sein. Auch die Kommunikation mit dem Innendienst sind wichtige Pfeiler um effizient arbeiten zu können. Es ist erstaunlich wie oft hier noch über E-Mail und Telefonanrufe abgewickelt wird. Ich denke wir sind uns einig, dass dies in den wenigsten Fällen die effizienteste Variante ist.

Noch schwieriger wird’s, wenn von unterwegs Daten erfasst werden sollen. Besuchsberichte, Servicerapporte, Bestellungen, Anfragen etc. sollten direkt ins richtige System eingefügt werden können ohne dass noch ein zweiter Arbeitsgang notwendig ist.

Was für Aussendienst Mitarbeiter gilt, hilft auch im Homeoffice, an Projektmeetings, für Teilzeitangestellte und in vielen weiteren Situationen. Das gesamte Unternehmen wird dadurch wesentlich flexibler und die Effizienz nimmt markant zu.

Um diesen Effekt zu erzielen reicht es nicht ein Notebook, ein Tablet und ein Telefon zur Verfügung zu stellen. Die wahren Stärken können erst gespielt werden, wenn die Informationen auch auf diese Geräte optimiert vorliegen. Hier gibt es zahlreiche Lösungen, smart eingeführt und auf einfache Weise genutzt werden können.

Microsoft Business Cental – viel mehr als anfänglich gedacht

Mein erster Eindruck zu Business Central, als ich vor einem Monate meinen Demoaccout eröffnete war nicht gerade Begeisterung. Ich hatte den Eindruck, dass vieles was das Marketing versprach nicht eingehalten wurde. Zugegebenermassen war das auch mein erster Kontakt mit NAV überhaupt.

Heute einen Monat später revidiere ich meine Meinung grundlegend. Ich bin heute der Überzeugung, dass Business Central von Microsoft alles enthält was ein kleiner und mittlerer KMU Betrieb benötigt um sein Geschäft abwickeln zu können.

Das Versprechen, dass Business Central in wenigen Tagen betriebsbereit ist, ist doch eine etwas gar optimistische Formulierung. Der Zugang ist zwar sehr schnell realisiert. Lizenz kaufen –  einloggen – loslegen. Danach gibt es aber doch einiges an Arbeit bis das System produktiv genutzt werden kann. Das liegt auch daran, dass beinahe alles integriert ist:

  • Fibu
  • Verkaufschancen (Lead)
  • Fakturierung
  • Kreditoren
  • Artikelverwaltung
  • Lager
  • Zeiterfassung
  • Projektmanagement
  • Etc.

… und das natürlich auch konfiguriert und angepasst werden muss.

Wenn Sie mit Ihrem Auftragsabwicklungsprogramm (ERP) nur halb zufrieden sind, oder verschiedene Systeme einsetzen um Ihr Business zu betreiben, dann sollten Sie Business Central mal etwas genauer anschauen. Der ganz grosse Vorteil dieses Microsoft Cloud Services liegt darin, dass es in die Office 365 Tools integriert ist. Durch die Integration in Office 365 wird es sehr einfach beispielsweise mit PowerApps eine App zu erstellen, und auf einfache Weise Informationen aus dem ERP in eine für mobile Geräte geeignete Form zu bringen. Wobei auch hier bereits eine App vorhanden ist die sehr viele Funktionen auf einem mobilen Gerät zulässt. So kann zum Beispiel ein Beleg mit dem Smartphone direkt in der App fotografiert werden. Dieses Bild wird nach Business Central übermittelt und kann direkt vervollständigt und gebucht werden. Auch Auswertungen mit PowerBI direkt aus Business Central sind einfach und schnell realisierbar. Serverbereitstellung, SQL Einrichtung etc. entfallen gänzlich.

Business Central als Cloud Service ist sicher ein Produkt mit grossem Potential am Markt. Dies aufgrund der oben genannten Argumente. Verrechnet wird der Service, wie alle Office 365 Produkte durch monatliche/jährliche Lizenzgebühren.

Im Herbst führen wir eine Informationsveranstaltung durch. Eine ideale Gelegenheit sich in kurzer Zeit ein Bild von Business Central zu machen.

Mehr dazu hier

Wieso verschwenden Menschen / Mitarbeiter so viel Zeit mit Dingen die Maschinen und Computer eigentlich besser können als sie?

In der Digitalisierung gibt es unverkennbar Parallelen zur Industrialisierung. Damals war das Bestreben die Herstellung von Produkten effizienter zu machen. Handarbeit durch den Einsatz von Maschinen zu ersetzen. Spezialisten für einzelne Arbeitsabläufe einzusetzen, die diese spezifische Tätigkeit besonders und gut und besonders schnell erledigen können.
Denken wir nur an die Produktionsstrassen in der Autoindustrie. Nur durch diese massive Effizienzsteigerung wurde ein Auto für jedermann erschwinglich. Optimale Prozesse und ein perfektes Zusammenspiel von Mensch, Maschine und Roboter.

Wenn wir uns in den heutigen Büros von Unternehmen umsehen, dann wird hier noch sehr viel manuell gemacht, was Computer bestimmt besser können. Papiere und Dossiers werden von A nach B verschoben. Manuelle Erfassung von Aufträgen und Rechnungen, erstellen und anpassen von Excel Auswertungen. Notizen und Aufgaben werden auf Post-it oder Blöcken festgehalten. Verschiedene Systeme in die gleiche Daten eingegeben werden müssen. Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern oder Teams auf Zuruf. Und vieles mehr.

Achten Sie nur einen Tag auf die Tätigkeiten die Sie machen und überlegen Sie sich ob, das nicht einfacher und schneller gehen könnte in der heutigen Zeit. Wenn eine Tätigkeit schon 10 Jahre so gemacht wird, liegt der Verdacht nahe dass hier wertvolle Zeit „vergeudet“ wird.

Aber warum ist das noch so?
Der Einsatz von Technologie beginnt meist bei grossen Unternehmen. Einerseits weil der Hebel viel grösser ist und vermeintlich auch mehr Ressourcen vorhanden sind. Mittlere und kleinere Unternehmen scheuen den zeitlichen und Finanziellen Aufwand. Ausserdem hat sich der Ablauf so eingebürgert und funktioniert soweit. Eine Veränderung birgt Risiken, ausserdem müssen die Mitarbeiter dazu motiviert werden. Das sind sicher alles gut Gründe, jedoch..

  • Gerade für KMU Betriebe bieten sich unglaubliche Chancen durch den Einsatz moderner Technologien.
  • Sich nicht damit befassen ist bei weitem das grössere Risiko. Oder welche Autohersteller produzieren noch manuell?
  • Stete kleine Schritte und Verbesserung führen in einem Jahr zu einer enormen Entwicklung
  • Systematisch geplant ist die Entwicklung auch neben dem Tagesgeschäft realisierbar.

Auch das ist Digitalisierung, denn bei der Digitalisierung hier geht es in erster Linie auch darum Kosten zu reduzieren und Umsätze zu steigern. Und hier liegt meist ein riesiges Potential brach.

Unser Impulsworkshop ist perfekt dafür geeignet Möglichkeiten zu erkennen.

Ist Microsoft Business Central ein ERP für KMU?

Mit der technologischen Entwicklung, verändern sich auch die Bedürfnisse der Unternehmen und deren Nutzern. War es in der Vergangenheit noch akzeptiert viele Aufgaben manuell abzuarbeiten, können sich Unternehmen, die am künftigen Markt erfolgreich sein wollen das nicht mehr leisten. Einerseits müssen Geschäftsfälle immer schneller abgewickelt werden, andererseits ist der Kostendruck enorm.

Viele ERP (Auftragsabwicklungs-Systeme) können nur bedingt flexibel und mobil eingesetzt werden.
Anpassungen von Prozessen, Reports und Angeboten sind nur durch Individualentwicklung zu realisieren, was wiederum Zeit und Geld kostet. In den meisten Unternehmen ist das Business nicht mehr so statisch wie in der Vergangenheit. Deshalb dürfen auch die Systeme nicht mehr statisch sein.
Einschränkungen mit denen Unternehmen zu kämpfen haben:
– Für jede kleine Anpassung ist Entwicklungsaufwand nötig
– Abhängigkeit von einem Dienstleistungsunternehmen
– Schnittstellen zu anderen Systemen fehlen oder sind sehr teuer
– Mobilität und Homeoffice nur über Terminal Server möglich
– Benutzerfreundlichkeit nicht state of the art

Microsoft hat im April 2018 ein Produkt veröffentlicht das genau diese Schwierigkeiten und Entwicklungsbremsen lösen soll. Das Produkte gehört zur Office 365 Familie und ist ein Cloud Service der alle Anforderungen eines KMU Betriebs abdecken soll. Ob das so sein wird muss allerdings erst noch bewiesen werden. Ein erster Einblick lässt eher Skepsis aufkommen. Die Aussage „Für einen kleineren Betrieb, der nahe an den Standards bleibt rechnen wir mit einem Projektaufwand von ca 10 Tagen.“ scheint zum aktuellen Zeitpunkt nicht realistisch zu sein. Es hängt aber auch stark von den Anforderungen des Betriebes ab und wie nahe man am Microsoft Standard bleiben kann. Individuelle Anpassungen scheinen aber auch recht komplex und zeitintensiv zu sein. Allerdings ist das Produkt auch erst eine Woche auf dem Markt. Wir können gespannt sein wie sich Business Central von Microsoft entwickeln wird.

Die Idee und die Rahmenbedingungen sind schon vielversprechend. Folgende Module sind in der Standardversion bereits enthalten:
– FIBU
– Auftragsabwicklung
– Einkauf und Disposition
– Lagerhaltung
– Servicemanagement

Das allein ist ja noch nicht speziell, das können fast alle Suiten die auf dem Markt sind. Der grosse Vorteil von Microsoft liegt darin, dass dieses Produkt zu Office 365 gehört und nahtlos mit Komponenten wie Outlook, Sharepoint, Flow, PowerApps und PowerBI zusammenarbeitet. Die Frage ob Business Cental DAS Produkt für KMU werden wird und die angekündigte Flexibiltät sich auch in der Praxis zeigt, lässt sich also zum heutigen Zeitpunkt nicht schlüssig beantworten.

Wir werden die weiteren Schritte sehr nahe weiterverfolgen. Abonnieren Sie unten einfach die Themen die Sie interessieren damit Sie informiert werden wenn neue Blogs zu diesem Thema vorliegen.

Auch das ist Digitalisierung, denn bei der Digitalisierung hier geht es in erster Linie auch darum Kosten zu reduzieren und Umsätze zu steigern. Und eine modernes ERP kann genau dazu beitragen.

Systematische Arbeitsplanung verhindert Stress

Wenn man sich in der Geschäftswelt umsieht sind sehr viele Menschen gestresst. Die heutige Zeit der digitalen Entwicklung macht das Ganze nicht einfacher. Vieles wird noch schnelllebiger. Veränderungen folgen Schlag auf Schlag. Mitarbeiter beginnen sich dagegen zu wehren. Eine Ursache für Stress und „keine Zeit“ Symptome ist eine fehlende Systematik in der Bewältigung der Arbeit und der Aufgaben. Ein Blick auf den Outlook Posteingang lässt schon auf den Stressfaktor eines Mitarbeiters schliessen. In vielen Fällen bedeutet das nicht, dass diese Menschen zu viel zu tun haben, sondern das die Systematik optimiert werden kann.

Aufgaben und Arbeiten haben, die nicht systematisch geplant sind, ist nicht nur stressig, sondern auch Zeit und Energieverschwendung. Man muss sich immer wieder daran erinnern was zu tun ist, beginnt mehrfach mit der gleichen Arbeit, legt sie wieder zur Seite und so weiter. Aufgaben sind verteilt auf Post it, Notizblock, E-Mail Postfach etc. ganz zu schweigen von dem was nur im Kopf des Benutzers gespeichert ist.

Klingt das nicht nach Idealzustand?

Alle Arbeiten und Aufgaben werden täglich fix geplant. Sobald etwas auf mich zukommt, das erledigt werden muss terminiere ich das sofort. Ich habe also jederzeit den Überblick was wann erledigt werden soll und ich setze meine Energie und Zeit für die Erledigung und nicht für die Organisation ein.

Vielleicht denken Sie jetzt das sei realitätsfremd. Ist es vielleicht auch wenn nicht noch Zeit für Unvorhergesehenes eingeplant wird. Und es benötigt etwas Zeit bis sich alles eingespielt hat. Denn vielleicht ist in der jetzigen Situation alles dringend. Solange das so ist gibt es keine vernünftige Aufgabenplanung. Je besser aber geplant ist desto weniger dringendes wird es geben.

Um  diese Situation zu erreichen braucht es keine neuen Tools oder Softwarelösungen. Es ist lediglich notwendig die Arbeitsweise etwas anzupassen und die Systematik 100% zu leben. Dafür wird der Kopf frei für die wesentlichen Dinge. An unserem Halbtages Seminar wird genau das aufgezeigt.

Mehr zum halbtägigen Praxis-Seminar

Übrigens:

Auch das ist Digitalisierung, denn bei der Digitalisierung hier geht es in erster Linie auch um Kosten reduzieren und Umsätze steigern. Und eine systematische Aufgabenplanung mit modernen Mitteln trägt genau dazu bei.