Server einfach ersetzen wenn sie in die Jahre gekommen sind ist nicht mehr die Lösung

Tausende von Schweizer Unternehmen nutzen seit Jahrzehnten Serversysteme. Und alle 4-8 Jahre wurden die Server durch neue Geräte mit neuem Betriebssystem ersetzt. Meist nicht gerade die Lieblingsaufgabe des CEO’s, Finanzchefs oder wer auch immer für die IT verantwortlich ist. Natürlich hat man sich im Rahmen eines solchen Projektes Gedanken gemacht was die beste Lösung ist und wie man wohl in Zukunft arbeiten wird. Am Ende wurde es aber dasselbe einfach neuer und schneller.

Nutzen statt Produkte

Wer heute noch so entscheidet vergibt sich ganz bestimmt Chancen, denn in den meisten Fällen ist ein 1:1 Ersatz nicht mehr die richtige Lösung. Diese Erfahrung hat auch ein Kunde von uns gemacht der einen 5 jährigen Windows Small Business Server im Einsatz hat. Die erste Reaktion des Kunden war „wir brauchen einen neuen Server.“  Im Gespräch sind wir dann darauf gekommen dass er keinen neuen Server braucht. Was er braucht ist zusammengefasst:

  • Kommunikationsystem um E-Mails etc zu versenden und zu empfangen
  • einen Speicherort um die Dateien zu speichern damit die Mitarbeiter darauf zugreifen können
  • Ein System um Anfragen, Aufträge, Lager etc. zu verwalten
  • Und dann möchte er flexibel zugreifen und anpassen können
  • Seine Mitarbeiter sollen ihre Arbeit effizient erledigen können

Höchstwahrscheinlich kann ein Server mit der entsprechenden Software all das schon, nur ist es auch die beste, zuverlässigste, flexibelste und günstigste Lösung?

Im Zuge dieser Diskussion haben wir uns Gedanken gemacht welche Alternativen zu einem neuen Server bestehen, und wo die jeweiligen Vor- und Nachteile liegen. Für den Kommunikationsbereich ist der Entscheid sehr schnell gefallen. Das ein KMU Betrieb einen eigenen Mailserver betreibt, macht nur noch in den wenigsten Fällen Sinn. Sowohl aus Kostensicht wie auch in Bezug auf Funktionalität und Wartung. Etwas mehr Diskussionen gab es zur Dokumentenablage „Fileserver“.  Und als eigentliche Knacknuss entpuppte sich das Auftragsabwicklungsprogramm. Kaum ein Hersteller bietet Cloudlösungen für solche Systeme an. Meist wurde eine Terminalserver Umgebung empfohlen, die aber wieder zu Mehrkosten und mehr Komplexität führt. Microsoft wird hier in die Bresche springen und Markt in den nächsten Jahren gehörig aufmischen mit einem Produkt mit Codename „Tenerife“. Mehr dazu in einem anderen Blog.

In unserem Beispiel hat der Kunde nach Abschluss des Projekts nur noch PCs, Notebooks und einen Internetschluss in seinem Büro. Der Unterhalt und die Komplexität konnten massiv reduziert werden. Dafür ist die Flexibilität massiv höher und er kann auf künftige Entwicklungen reagieren, egal in welche Richtung sich das Geschäft entwickelt.

Wenn die Diskussion einmal weg von „Welcher Server ist wohl der Beste“ hin zu “ „welche Services decken meine Bedürfnisse am besten ab“ geht, tauchen auch Möglichkeiten auf die vor kurzem noch unbezahlbar waren, dem Business aber sehr helfen können. Jede Investition dient immer nur 2 möglichen Zielen: Kosten reduzieren oder Umsätze steigern.

Wie die Lösung dann am Ende aussieht ist sehr individuell. Auch das ist ein grosser Vorteil der heutigen Möglichkeiten. Im Zentrum steht aber nicht Produkt x oder y sondern das Zusammenspiel der Komponenten und die Abdeckung der Anforderungen von heute und in Zukunft.

Finanzierung:

Früher wurden alle 5 Jahre grössere IT Ausgaben budgetiert und Migrationsprojekte in Angriff genommen. Das Resultat sind enorme Kostenblöcke, Mitarbeiter Arbeitszeiten wurden gebunden und das Tagesgeschäft mehr oder weniger stark behindert. In heutigen Projekten halten sich die einmaligen Kosten sehr im Rahmen. Man bezahlt die Services die man braucht. Dadurch steigen die regelmässigen Betriebskosten, aber die grossen Projektkosten entfallen mehrheitlich. Das macht die Kalkulation einfach da man genau weiss was die IT pro Monat kostet.

Die Schwierigkeit für viele IT Verantwortliche in KMU Betrieben liegt darin, dass es unmöglich ist sich über die technologischen Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Selbst für Unternehmen die nichts anderes machen ist es anspruchsvoll up to date zu bleiben. Deshalb ist man gut beraten für solche Projekte Unterstützung zu holen. Und nicht in jedem Fall ist das IT Systemhaus, das Ihre Umgebung betreut der richtige Ansprechpartner für diesen Teil. Aus diesem Grund bietet Oyatec einen Workshop an in dem Sie sich diese oben beschriebenen Gedanken machen können, sinnvollerweise unter Einbezug Ihres IT Betreuers.

Workshop: zukunftsgerichtete IT Umgebung

 

Zeit schaffen für das wesentliche durch Technologie

Die digitale Entwicklung bietet täglich neue Möglichkeiten, die uns bei der Arbeit unterstützen.

Wiederkehrende Aufgaben durch Technologie erledigen lassen, damit die Menschen sich auf das konzentrieren können was sie besser können als Computer. Und das ist bestimmt nicht, rechnen, abtippen, Auswertungen erstellen und immer wieder die gleichen Arbeiten erledigen. Menschen sind aber den Computern weit überlegen wenn es um  Kreativität, Entscheide fällen, Auswertungen beurteilen, mit Menschen kommunizieren, Bedürfnisse erkennen und weiteres geht. Genau diese Aufgaben kommen häufig zu kurz, weil die Mitarbeiter mit „Administration“ und Tagesgeschäft belastet sind.

Digitale Technologien können in verschiedensten Bereichen unterstützen, das grösste Potential bei vielen Firmen besteht aber nicht im Bereich Big Data, Virtual Reality, Machine Learning, Deep Learning, sondern in ganz einfachen Optimierungen von Abläufen. Die Möglichkeiten haben sich in den letzten Jahren derart verändert, dass es unabdingbar ist sich regelmässig mit Optimierungsmöglichkeiten zu beschäftigen. Der Aufwand der dafür betrieben wird ist in kürzester Zeit wieder eingespielt.

Nicht selten kann schon eine Schulung der Mitarbeiter oder geringfügige Anpassungen einen grossen Effekt erzielen. Umfragen bestätigen, dass weit weniger als 50% der Möglichkeiten, die Applikationen bieten auch bei den Benutzern bekannt sind. Und wenn man’s nicht weiss macht man’s halt so wie man’s immer gemacht hat. Der erste und kostengünstigste Punkt ist also festzustellen was mit aktuellen Mitteln möglich wäre, aber nicht genutzt wird. Gerade auch bei den Office 365 Modulen schreitet die Entwicklung so schnell voran dass es kaum möglich ist alle Funktionen zu kennen.

Wenn bestehende Applikationen keine Optimierung zulassen gibt es unzählige Services und Tools die genutzt werden können um die tägliche Arbeit effizienter zu machen. Beispielhaft ein paar Bereiche dazu:

  • Adressdaten automatisch in verschiedenen Systemen erfassen
  • Automatisch aktualisierende Reports in Excel oder anderen Tools
  • Aufgabenverwaltung im Team
  • Apps um Daten wie Besuchsberichte, Rüstzettel, Notizen direkt im System zu erfassen
  • Automatisierte Abläufe erstellen von der Bestellung bis zur Frakturieren

Früher war es so, dass ein Programm beschafft wurde, das möglichst alle Wünsche abdecken sollte. Ausser einer Exportfunktion gab es kaum Kommunikation mit anderen Tools, und wenn dann nur sehr aufwändig.

Im Vergleich dazu die heutigen Microsoft Office 365 Angebote. Es gibt nicht mehr ein grosses Programm das kaum zu bedienen ist sondern zahlreiche Module, die miteinander kommunizieren. Ich bin überzeugt dass damit in den meisten Unternehmen das Arbeiten angenehmer und effizienter gestaltet werden kann.

Sich folgende Fragen zu stellen kann einen lukrativen Prozesses auslösen:

  1. Nutzen die Mitarbeiter die Möglichkeiten welche die Anwendungen bieten wirklich aus?
  2. Wie könnte die gleiche Arbeit (vor allem wiederkehrende) angenehmer und schneller erledigt werden?
  3. Was wird dazu benötigt?

Auch bei Digitalisierung geht’s nur um 2 Dinge: Kosten senken und Umsatz steigern und …

Wenn wir mit Kunden und Interessenten über Business und Digitalisierung sprechen, dann geht’s letztendlich immer um 2 Hauptthemen:

  1. Wie können wir die Kosten reduzieren?
  2. Wie können wir unsere Umsätze steigern?

In diesen zwei Bereichen gibt es zahllose Möglichkeiten und Varianten. Neben diesen beiden Punkten sollte jedoch die zeitliche Komponente keinesfalls ausser Acht gelassen werden. Was Morgen kurzfristig Umsatz bringt, oder kurzfristig einen paar Franken spart,  kann mittelfristig fatale Folgen haben.

Kosten reduzieren ist einfach und wird tagtäglich gemacht. Mitarbeiter werden entlassen, Filialen und Standorte geschlossen, die Produktqualität reduziert und vieles mehr. Wenn aber die langfristige Betrachtung fehlt, wohin die Kostenreduktion führen soll, dann gewinnt man bestenfalls etwas Zeit. Ein nachhaltiger Fortschritt und die Weiterentwicklung und Zukunftssicherung des Unternehmens kann jedoch nicht gewährleistet werden.

Aehnlich verhält es sich mit kurzfristigen Umsatzsteigerung durch Aktionen, Preisnachlässen und Sortimentserweiterungen. Das bringt zwar Geld in die Kasse macht es aber längerfristig schwieriger ein gewinnbringendes Business zu betreiben.

Zeitliche Komponente

Wie eingangs erwähnt ist nicht alles was kurzfristig Nutzen bringt auch langfristig sinnvoll. Deshalb ist es sehr wichtig sich Gedanken darüber zu machen wohin das Business sich längerfristig bewegt. Das ist der Leuchtturm der sicherstellt, dass alle Aktivitäten sie dem längerfristigen Ziel näherbringt. Es ist uns allen bewusst, dass es nahezu unmöglich ist zu beschreiben wie Ihr Geschäft in 5 Jahren aussehen wird. Trotzdem müssen heute die ersten Schritte getan werden. Das Ziel lässt sich im Laufe der Reise nachjustieren. Wer aber erst gar nicht losgeht entfernt sich immer weiter vom Leuchtturm und damit davon in Zukunft erfolgreiches Business aufzubauen.

Wer jetzt losgeht verschafft sich einen Vorsprung gegenüber anderen Marktteilnehmern. Wenn das in kleinen aber klaren Schritten erfolgt dann stellen sich schnell erste Erfolge ein, die Kosten sind vertretbar und die Unternehmensentwicklung lässt sich vorantreiben ohne, dass das Tagesgeschäft beeinträchtigt wird.

Sämtliche Massnahmen sollten also unter diesen drei Aspekten geprüft werden:

  1. Können Kosten reduziert werden
  2. Werden die Umsätze durch diese Massnahme steigen
  3. Bringt uns die Massnahme unserem Leuchtturm ein wenig näher?

Wenn diese Punkte regelmässig auf die Traktandenliste der Geschäftsleitung kommen, und man sich Gedanken macht wie die technologische Entwicklung gewinnbringend eingesetzt werden kann, dann stehen die Chancen gut, dass das Unternehmen von der Digitalisierung profitieren kann.

Mehr zu diesem Thema:

www.oyatec.ch/portfolio-item/digitalisierung/
http://www.oyatec.ch/portfolio-item/organisation-infrastruktur/

Wieso ist Datenanalyse für gute Kundentermine wichtig?

Wir alle wissen dass Verkäufer nicht über die Produkte sondern über die Bedürfnisse des Kunden sprechen sollten. Trotzdem ist es nach wie vor an der Tagesordnung, dass Kunden von Verkäufern mit ellenlangen Monologen über Produkte gelangweilt werden. Ich ertappe mich selber immer wieder dabei, weil ich begeistert von meinen Produkten und Lösungen bin und deshalb natürlich viel zu erzählen hätte. Den Kunden interessieren aber weder meine Produkte noch meine Firma, sondern was er davon hat und was es ihm bringt.

Um solche Gespräche führen zu können ist eine gute Vorbereitung auf den Termin notwendig. Besonders bei bestehenden Kunden besteht die Gefahr, dass der Termin zum „Kafikränzli“ wird. Natürlich ist absolut nichts gegen Beziehungspflege einzuwenden. Noch besser ist es aber wenn der Kunde interessante Aspekte diskutieren kann, die sein Business unterstützen und der Verkäufer dadurch zu Verkaufschancen kommt. Dazu muss ich sehr gut über den Kunden Bescheid wissen. Ich muss wissen was der Kunde in welchen Mengen und Häufigkeit gekauft hat. Welche Servicefälle wir hatten, mit welchen Menschen und Abteilungen er in Kontakt war und ob es irgendwo offene Pendenzen gibt. Es ist nicht nur etwas peinlich für mich, wenn der Kunde ein Thema anschneidet von dem ich gar nichts weiss, es wirkt auch nicht gerade kompetent.

Die Schwierigkeit für den Verkaufsmitarbeiter besteht darin, dass er meist verschiedene Reports aus unterschiedlichen Systemen erstellen muss um im Aussendienst sicher alle Informationen griffbereit zu haben. Hier bietet Microsoft im Rahmen der Office 365 Produkte eine Lösung mit PowerBI. Wir erstellen grafische Dashboards in denen sämtliche Informationen, die der Verkauf benötigt in einer interaktiven Übersicht vorhanden sind, egal in welchem System diese  gespeichert sind. Die Daten werden automatisch von ERP, CRM, Servicemodul, Excellisten und vielen anderen Quellen zusammengezogen. Der Verkäufer hat in wenigen Minuten die Übersicht über den Kunden. Durch die verschiedenen Apps ist es auch egal ob der Sales mit Notebook, Tablet oder Smartphone unterwegs ist. Kundengespräche nehmen eine ganz andere Qualität an weil die Grafiken und Dashboards zur Unterstützung dienen können. Der Kunde sieht wie sein Geschäft in den verschiedenen Bereichen läuft mit Vorjahresvergleich und anderen Kennzahlen, und da aufgrund von visuell aufbereiteten Fakten.

Weitere Schritte wären dass der Verkäufer Input erhält wie „Kunden die das gekauft haben, haben auch jenes gekauft“ oder einen Alarm, wenn ein Kunde 6 Monate nichts mehr bestellt hat. Mehr darüber in einem späteren Blogbeitrag.

Schauen Sie sich unser Kurzvideo an wie ein solches Hilfsmittel aussehen könnte.

Hat Excel für Führungskräfte ausgedient?

Wie viele Stunden haben wir in Excel Sheets investiert, Beziehungen zwischen Feldern hergestellt und mit viel Eleganz und Unterstützung der Formelsammlung komplexe Berechnungen automatisiert und diese über Balken- Kuchen- oder Säulendiagramme grafisch perfekt dargestellt. Einen Wert austauschen? Kein Problem- eingeben und alles- weil bis zur letzten Möglichkeit verknüpft und das neue Resultat sofort da und das Diagramm gleich angepasst. Ich gebe es zu, ich liebte dieses Teil auch! Und das soll jetzt vorbei sein? Nie im Leben, da steckt zu viel Herzblut und Zeit darin.

Und trotzdem Hand aufs Herz. Wieviel Zeit stecke ich in ein neues Diagramm? Wie oft muss ich dann doch die Hilfe konsultieren? Ein Fehler in der Berechnung oder Verknüpfung von Felder, neue Randbedingungen? Kann ich alles noch Nachverfolgen oder baue ich alles nochmals von Vorne auf? Da verfliegt der Stolz jeweils sehr schnell. Wieviele Files muss ich für die nächste Geschäftsleitungs-Sitzung vorbereiten? Nur eines oder sind es doch mehrere? Und wie kann ich die Auswertungen zusammenführen? Über Word- nein danke… zu grosses Absturzrisiko. Und eine Woche später ist ja noch die Verwaltungsratssitzung- dieselben Zahlen liefern aber etwas anders dargestellt-stufengerecht…aber für mich dann doch einigermassen zeitintensiv. Und das Ganze jeden Monat von Neuem.

Wie ist es mit den aktuellen Grundlagedaten? Liefern die Bereichsleiter rechtzeitig oder muss ich sie selber beschaffen? Aber wo sind die schon wieder abgelegt und sind sie aktuell, habe ich die richtige Version erwischt- Kurt speichert doch immer alles zuerst auf dem Desktop, bevor er es freigibt…! Und wieviel Zeit verwenden diese Mitarbeiter noch mir die Grundlagen zu liefern? Klar für alle diese Aufgaben habe ich einen/e Mitarbeiter/in, die mir das erledigt. Aber weil es schnell gehen musste, habe ich es doch beim letzten Mal selber gemacht. Klar eine Nachtschicht liegt schon mal drin, dafür habe ich dann das was ich auch wirklich brauche und ohne lang erklären zu müssen.

Jetzt da ich mir das alles vor Augen führe, frage ich mich, ob ich diese Zeit nicht besser investieren könnte.
Excel ist ein mächtiges Tool- keine Frage, gerade für uns Unternehmer und Führungskräfte und in einigen Fällen auch eine gute Lösung. Wenn ich aber jederzeit eine dynamische Übersicht über meinen Geschäftsverlauf auf verschiedenen Stufen haben möchte dann könnte es Zeit sein, mein System zu überdenken.
Auch Microsoft hat erkannt, dass Excel zwar als Allzweckwaffe genutzt wird, aber keine Allzweckwaffe ist. Der nächste Schritt heisst Microsoft PowerBI. Es wird zum Cockpit in dem Auswertungen aus verschiedenen Gesichtspunkten in übersichtlichen Dashboards dargestellt werden. Nicht nur aus Excel sondern auch aus ERP, CRM, der Marketingplattform, Google Analytics und vielen weiteren Quellen.
Die Datenverwaltung und Aufbereitung fällt grundsätzlich weg. Die Informationen sind stets aktuell und vollständig. Der Fokus liegt nicht mehr beim Zusammentragen und Darstellen der Informationen, sondern bei den Analysen die nicht nur ich einsehen kann. Auf diese Weise kann gewährleistet werden dass jede Stelle im Unternehmen über die Informationen verfügt um den Job bestmöglich machen zu können, egal ob Inhouse oder unterwegs.

Der Zeitgewinn ist enorm, und kann in Analyse und Massnahmen investiert werden, und nicht in die Aufbereitung. – das ist weniger ein Versprechen als viel mehr tägliche, eigene Erfahrung!

Kaum zu glauben? Investieren sie eine halbe Stunde in unser Webinar– machen Sie sich selber ein Bild.