Microsoft Business Cental – viel mehr als anfänglich gedacht

Mein erster Eindruck zu Business Central, als ich vor einem Monate meinen Demoaccout eröffnete war nicht gerade Begeisterung. Ich hatte den Eindruck, dass vieles was das Marketing versprach nicht eingehalten wurde. Zugegebenermassen war das auch mein erster Kontakt mit NAV überhaupt.

Heute einen Monat später revidiere ich meine Meinung grundlegend. Ich bin heute der Überzeugung, dass Business Central von Microsoft alles enthält was ein kleiner und mittlerer KMU Betrieb benötigt um sein Geschäft abwickeln zu können.

Das Versprechen, dass Business Central in wenigen Tagen betriebsbereit ist, ist doch eine etwas gar optimistische Formulierung. Der Zugang ist zwar sehr schnell realisiert. Lizenz kaufen –  einloggen – loslegen. Danach gibt es aber doch einiges an Arbeit bis das System produktiv genutzt werden kann. Das liegt auch daran, dass beinahe alles integriert ist:

  • Fibu
  • Verkaufschancen (Lead)
  • Fakturierung
  • Kreditoren
  • Artikelverwaltung
  • Lager
  • Zeiterfassung
  • Projektmanagement
  • Etc.

… und das natürlich auch konfiguriert und angepasst werden muss.

Wenn Sie mit Ihrem Auftragsabwicklungsprogramm (ERP) nur halb zufrieden sind, oder verschiedene Systeme einsetzen um Ihr Business zu betreiben, dann sollten Sie Business Central mal etwas genauer anschauen. Der ganz grosse Vorteil dieses Microsoft Cloud Services liegt darin, dass es in die Office 365 Tools integriert ist. Durch die Integration in Office 365 wird es sehr einfach beispielsweise mit PowerApps eine App zu erstellen, und auf einfache Weise Informationen aus dem ERP in eine für mobile Geräte geeignete Form zu bringen. Wobei auch hier bereits eine App vorhanden ist die sehr viele Funktionen auf einem mobilen Gerät zulässt. So kann zum Beispiel ein Beleg mit dem Smartphone direkt in der App fotografiert werden. Dieses Bild wird nach Business Central übermittelt und kann direkt vervollständigt und gebucht werden. Auch Auswertungen mit PowerBI direkt aus Business Central sind einfach und schnell realisierbar. Serverbereitstellung, SQL Einrichtung etc. entfallen gänzlich.

Business Central als Cloud Service ist sicher ein Produkt mit grossem Potential am Markt. Dies aufgrund der oben genannten Argumente. Verrechnet wird der Service, wie alle Office 365 Produkte durch monatliche/jährliche Lizenzgebühren.

Im Herbst führen wir eine Informationsveranstaltung durch. Eine ideale Gelegenheit sich in kurzer Zeit ein Bild von Business Central zu machen.

Mehr dazu hier

Wieso verschwenden Menschen / Mitarbeiter so viel Zeit mit Dingen die Maschinen und Computer eigentlich besser können als sie?

In der Digitalisierung gibt es unverkennbar Parallelen zur Industrialisierung. Damals war das Bestreben die Herstellung von Produkten effizienter zu machen. Handarbeit durch den Einsatz von Maschinen zu ersetzen. Spezialisten für einzelne Arbeitsabläufe einzusetzen, die diese spezifische Tätigkeit besonders und gut und besonders schnell erledigen können.
Denken wir nur an die Produktionsstrassen in der Autoindustrie. Nur durch diese massive Effizienzsteigerung wurde ein Auto für jedermann erschwinglich. Optimale Prozesse und ein perfektes Zusammenspiel von Mensch, Maschine und Roboter.

Wenn wir uns in den heutigen Büros von Unternehmen umsehen, dann wird hier noch sehr viel manuell gemacht, was Computer bestimmt besser können. Papiere und Dossiers werden von A nach B verschoben. Manuelle Erfassung von Aufträgen und Rechnungen, erstellen und anpassen von Excel Auswertungen. Notizen und Aufgaben werden auf Post-it oder Blöcken festgehalten. Verschiedene Systeme in die gleiche Daten eingegeben werden müssen. Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern oder Teams auf Zuruf. Und vieles mehr.

Achten Sie nur einen Tag auf die Tätigkeiten die Sie machen und überlegen Sie sich ob, das nicht einfacher und schneller gehen könnte in der heutigen Zeit. Wenn eine Tätigkeit schon 10 Jahre so gemacht wird, liegt der Verdacht nahe dass hier wertvolle Zeit „vergeudet“ wird.

Aber warum ist das noch so?
Der Einsatz von Technologie beginnt meist bei grossen Unternehmen. Einerseits weil der Hebel viel grösser ist und vermeintlich auch mehr Ressourcen vorhanden sind. Mittlere und kleinere Unternehmen scheuen den zeitlichen und Finanziellen Aufwand. Ausserdem hat sich der Ablauf so eingebürgert und funktioniert soweit. Eine Veränderung birgt Risiken, ausserdem müssen die Mitarbeiter dazu motiviert werden. Das sind sicher alles gut Gründe, jedoch..

  • Gerade für KMU Betriebe bieten sich unglaubliche Chancen durch den Einsatz moderner Technologien.
  • Sich nicht damit befassen ist bei weitem das grössere Risiko. Oder welche Autohersteller produzieren noch manuell?
  • Stete kleine Schritte und Verbesserung führen in einem Jahr zu einer enormen Entwicklung
  • Systematisch geplant ist die Entwicklung auch neben dem Tagesgeschäft realisierbar.

Auch das ist Digitalisierung, denn bei der Digitalisierung hier geht es in erster Linie auch darum Kosten zu reduzieren und Umsätze zu steigern. Und hier liegt meist ein riesiges Potential brach.

Unser Impulsworkshop ist perfekt dafür geeignet Möglichkeiten zu erkennen.

Ist Microsoft Business Central ein ERP für KMU?

Mit der technologischen Entwicklung, verändern sich auch die Bedürfnisse der Unternehmen und deren Nutzern. War es in der Vergangenheit noch akzeptiert viele Aufgaben manuell abzuarbeiten, können sich Unternehmen, die am künftigen Markt erfolgreich sein wollen das nicht mehr leisten. Einerseits müssen Geschäftsfälle immer schneller abgewickelt werden, andererseits ist der Kostendruck enorm.

Viele ERP (Auftragsabwicklungs-Systeme) können nur bedingt flexibel und mobil eingesetzt werden.
Anpassungen von Prozessen, Reports und Angeboten sind nur durch Individualentwicklung zu realisieren, was wiederum Zeit und Geld kostet. In den meisten Unternehmen ist das Business nicht mehr so statisch wie in der Vergangenheit. Deshalb dürfen auch die Systeme nicht mehr statisch sein.
Einschränkungen mit denen Unternehmen zu kämpfen haben:
– Für jede kleine Anpassung ist Entwicklungsaufwand nötig
– Abhängigkeit von einem Dienstleistungsunternehmen
– Schnittstellen zu anderen Systemen fehlen oder sind sehr teuer
– Mobilität und Homeoffice nur über Terminal Server möglich
– Benutzerfreundlichkeit nicht state of the art

Microsoft hat im April 2018 ein Produkt veröffentlicht das genau diese Schwierigkeiten und Entwicklungsbremsen lösen soll. Das Produkte gehört zur Office 365 Familie und ist ein Cloud Service der alle Anforderungen eines KMU Betriebs abdecken soll. Ob das so sein wird muss allerdings erst noch bewiesen werden. Ein erster Einblick lässt eher Skepsis aufkommen. Die Aussage „Für einen kleineren Betrieb, der nahe an den Standards bleibt rechnen wir mit einem Projektaufwand von ca 10 Tagen.“ scheint zum aktuellen Zeitpunkt nicht realistisch zu sein. Es hängt aber auch stark von den Anforderungen des Betriebes ab und wie nahe man am Microsoft Standard bleiben kann. Individuelle Anpassungen scheinen aber auch recht komplex und zeitintensiv zu sein. Allerdings ist das Produkt auch erst eine Woche auf dem Markt. Wir können gespannt sein wie sich Business Central von Microsoft entwickeln wird.

Die Idee und die Rahmenbedingungen sind schon vielversprechend. Folgende Module sind in der Standardversion bereits enthalten:
– FIBU
– Auftragsabwicklung
– Einkauf und Disposition
– Lagerhaltung
– Servicemanagement

Das allein ist ja noch nicht speziell, das können fast alle Suiten die auf dem Markt sind. Der grosse Vorteil von Microsoft liegt darin, dass dieses Produkt zu Office 365 gehört und nahtlos mit Komponenten wie Outlook, Sharepoint, Flow, PowerApps und PowerBI zusammenarbeitet. Die Frage ob Business Cental DAS Produkt für KMU werden wird und die angekündigte Flexibiltät sich auch in der Praxis zeigt, lässt sich also zum heutigen Zeitpunkt nicht schlüssig beantworten.

Wir werden die weiteren Schritte sehr nahe weiterverfolgen. Abonnieren Sie unten einfach die Themen die Sie interessieren damit Sie informiert werden wenn neue Blogs zu diesem Thema vorliegen.

Auch das ist Digitalisierung, denn bei der Digitalisierung hier geht es in erster Linie auch darum Kosten zu reduzieren und Umsätze zu steigern. Und eine modernes ERP kann genau dazu beitragen.

Systematische Arbeitsplanung verhindert Stress

Wenn man sich in der Geschäftswelt umsieht sind sehr viele Menschen gestresst. Die heutige Zeit der digitalen Entwicklung macht das Ganze nicht einfacher. Vieles wird noch schnelllebiger. Veränderungen folgen Schlag auf Schlag. Mitarbeiter beginnen sich dagegen zu wehren. Eine Ursache für Stress und „keine Zeit“ Symptome ist eine fehlende Systematik in der Bewältigung der Arbeit und der Aufgaben. Ein Blick auf den Outlook Posteingang lässt schon auf den Stressfaktor eines Mitarbeiters schliessen. In vielen Fällen bedeutet das nicht, dass diese Menschen zu viel zu tun haben, sondern das die Systematik optimiert werden kann.

Aufgaben und Arbeiten haben, die nicht systematisch geplant sind, ist nicht nur stressig, sondern auch Zeit und Energieverschwendung. Man muss sich immer wieder daran erinnern was zu tun ist, beginnt mehrfach mit der gleichen Arbeit, legt sie wieder zur Seite und so weiter. Aufgaben sind verteilt auf Post it, Notizblock, E-Mail Postfach etc. ganz zu schweigen von dem was nur im Kopf des Benutzers gespeichert ist.

Klingt das nicht nach Idealzustand?

Alle Arbeiten und Aufgaben werden täglich fix geplant. Sobald etwas auf mich zukommt, das erledigt werden muss terminiere ich das sofort. Ich habe also jederzeit den Überblick was wann erledigt werden soll und ich setze meine Energie und Zeit für die Erledigung und nicht für die Organisation ein.

Vielleicht denken Sie jetzt das sei realitätsfremd. Ist es vielleicht auch wenn nicht noch Zeit für Unvorhergesehenes eingeplant wird. Und es benötigt etwas Zeit bis sich alles eingespielt hat. Denn vielleicht ist in der jetzigen Situation alles dringend. Solange das so ist gibt es keine vernünftige Aufgabenplanung. Je besser aber geplant ist desto weniger dringendes wird es geben.

Um  diese Situation zu erreichen braucht es keine neuen Tools oder Softwarelösungen. Es ist lediglich notwendig die Arbeitsweise etwas anzupassen und die Systematik 100% zu leben. Dafür wird der Kopf frei für die wesentlichen Dinge. An unserem Halbtages Seminar wird genau das aufgezeigt.

Mehr zum halbtägigen Praxis-Seminar

Übrigens:

Auch das ist Digitalisierung, denn bei der Digitalisierung hier geht es in erster Linie auch um Kosten reduzieren und Umsätze steigern. Und eine systematische Aufgabenplanung mit modernen Mitteln trägt genau dazu bei.

Server einfach ersetzen wenn sie in die Jahre gekommen sind ist nicht mehr die Lösung

Tausende von Schweizer Unternehmen nutzen seit Jahrzehnten Serversysteme. Und alle 4-8 Jahre wurden die Server durch neue Geräte mit neuem Betriebssystem ersetzt. Meist nicht gerade die Lieblingsaufgabe des CEO’s, Finanzchefs oder wer auch immer für die IT verantwortlich ist. Natürlich hat man sich im Rahmen eines solchen Projektes Gedanken gemacht was die beste Lösung ist und wie man wohl in Zukunft arbeiten wird. Am Ende wurde es aber dasselbe einfach neuer und schneller.

Nutzen statt Produkte

Wer heute noch so entscheidet vergibt sich ganz bestimmt Chancen, denn in den meisten Fällen ist ein 1:1 Ersatz nicht mehr die richtige Lösung. Diese Erfahrung hat auch ein Kunde von uns gemacht der einen 5 jährigen Windows Small Business Server im Einsatz hat. Die erste Reaktion des Kunden war „wir brauchen einen neuen Server.“  Im Gespräch sind wir dann darauf gekommen dass er keinen neuen Server braucht. Was er braucht ist zusammengefasst:

  • Kommunikationsystem um E-Mails etc zu versenden und zu empfangen
  • einen Speicherort um die Dateien zu speichern damit die Mitarbeiter darauf zugreifen können
  • Ein System um Anfragen, Aufträge, Lager etc. zu verwalten
  • Und dann möchte er flexibel zugreifen und anpassen können
  • Seine Mitarbeiter sollen ihre Arbeit effizient erledigen können

Höchstwahrscheinlich kann ein Server mit der entsprechenden Software all das schon, nur ist es auch die beste, zuverlässigste, flexibelste und günstigste Lösung?

Im Zuge dieser Diskussion haben wir uns Gedanken gemacht welche Alternativen zu einem neuen Server bestehen, und wo die jeweiligen Vor- und Nachteile liegen. Für den Kommunikationsbereich ist der Entscheid sehr schnell gefallen. Das ein KMU Betrieb einen eigenen Mailserver betreibt, macht nur noch in den wenigsten Fällen Sinn. Sowohl aus Kostensicht wie auch in Bezug auf Funktionalität und Wartung. Etwas mehr Diskussionen gab es zur Dokumentenablage „Fileserver“.  Und als eigentliche Knacknuss entpuppte sich das Auftragsabwicklungsprogramm. Kaum ein Hersteller bietet Cloudlösungen für solche Systeme an. Meist wurde eine Terminalserver Umgebung empfohlen, die aber wieder zu Mehrkosten und mehr Komplexität führt. Microsoft wird hier in die Bresche springen und Markt in den nächsten Jahren gehörig aufmischen mit einem Produkt mit Codename „Tenerife“. Mehr dazu in einem anderen Blog.

In unserem Beispiel hat der Kunde nach Abschluss des Projekts nur noch PCs, Notebooks und einen Internetschluss in seinem Büro. Der Unterhalt und die Komplexität konnten massiv reduziert werden. Dafür ist die Flexibilität massiv höher und er kann auf künftige Entwicklungen reagieren, egal in welche Richtung sich das Geschäft entwickelt.

Wenn die Diskussion einmal weg von „Welcher Server ist wohl der Beste“ hin zu “ „welche Services decken meine Bedürfnisse am besten ab“ geht, tauchen auch Möglichkeiten auf die vor kurzem noch unbezahlbar waren, dem Business aber sehr helfen können. Jede Investition dient immer nur 2 möglichen Zielen: Kosten reduzieren oder Umsätze steigern.

Wie die Lösung dann am Ende aussieht ist sehr individuell. Auch das ist ein grosser Vorteil der heutigen Möglichkeiten. Im Zentrum steht aber nicht Produkt x oder y sondern das Zusammenspiel der Komponenten und die Abdeckung der Anforderungen von heute und in Zukunft.

Finanzierung:

Früher wurden alle 5 Jahre grössere IT Ausgaben budgetiert und Migrationsprojekte in Angriff genommen. Das Resultat sind enorme Kostenblöcke, Mitarbeiter Arbeitszeiten wurden gebunden und das Tagesgeschäft mehr oder weniger stark behindert. In heutigen Projekten halten sich die einmaligen Kosten sehr im Rahmen. Man bezahlt die Services die man braucht. Dadurch steigen die regelmässigen Betriebskosten, aber die grossen Projektkosten entfallen mehrheitlich. Das macht die Kalkulation einfach da man genau weiss was die IT pro Monat kostet.

Die Schwierigkeit für viele IT Verantwortliche in KMU Betrieben liegt darin, dass es unmöglich ist sich über die technologischen Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Selbst für Unternehmen die nichts anderes machen ist es anspruchsvoll up to date zu bleiben. Deshalb ist man gut beraten für solche Projekte Unterstützung zu holen. Und nicht in jedem Fall ist das IT Systemhaus, das Ihre Umgebung betreut der richtige Ansprechpartner für diesen Teil. Aus diesem Grund bietet Oyatec einen Workshop an in dem Sie sich diese oben beschriebenen Gedanken machen können, sinnvollerweise unter Einbezug Ihres IT Betreuers.

Workshop: zukunftsgerichtete IT Umgebung