Ich kann das Wort „Digitalisierung“ nicht mehr hören.

Digitalisierung – „Ich kann das Wort und das Theater, das darum gemacht wird nicht mehr hören“. Das ist ein Satz, den ich so oder ähnlich immer wieder zu hören bekomme.  Und ja, ich habe Verständnis für die Aussage. Wildeste Untergangsszenarien werden immer wieder über die Medien verbreitet und wer nicht sofort sein Business umstellt wird die nächsten Jahre nicht überleben. Kaum ein Anbieter benutzt Digitalisierung oder Digitale Transformation nicht irgendwo in der Kommunikation. Und oft um die eigenen Produkte und Lösungen als zeitgemäss erscheinen zu lassen.

Letztendlich geht es aber um nichts anderes als:

Moderne Technologien einzusetzen um die Kundenwünsche/Bedürfnisse besser zu erfüllen und effizienter/angenehmer Arbeiten zu können.Nicht die Technologie sondern diese beiden Ziele stehen im Vordergrund. Wie können diese Ziele (Kunden besser bedienen und effizienter Arbeiten) mit Unterstützung von Technologie erreicht werden.

Es gibt ERP (Auftragsabwicklungssysteme) Lieferanten die ihr Produkt als DIE Lösung sehen.
Es gibt Marketingagenturen, die Ihr System der Kundenakquise als DIE Lösung sehen.
Es gibt Prozessoptimierer, die Ihre Dienstleistung als DIE Lösung sehen.
Es gibt Sensorenhersteller, die ihr IOT Device als DIE Lösung sehen.
Es gibt App Entwickler die Ihr Produkte als DIE Lösung sehen.

Diese Liste kann beliebig weiter geführt werden. Und alle haben recht und alle liegen falsch. Denn der Erfolg und der Power den die heutigen technologischen Möglichkeiten bieten liegt nicht in einem einzelnen Produkt sondern im Zusammenspiel des ganzen Systems. Und das ganze System ist halt die gesamte Firma mit Abteilungen, Tools, Menschen, Produkten etc.

Genau hier liegt wohl die „Krux“ des Ganzen. Weil alle Bereiche betroffen sind wirkt das Thema sehr komplex und wenig greifbar. Wo soll angesetzt werden? Denn überall gleichzeitig ist nicht realistisch. Dann schiebt man diese Pendenzen vor sich her und so gehen Monate und Jahre ins Land. Und irgendwann wird es dann tatsächlich existenzbedrohend werden.

Oyatec vertritt seit jeher die Meinung dass Schritt für Schritt vorwärts zu gehen die einzige Möglichkeit für Schweizer KMU Unternehmen ist um von der aktuellen Entwicklung profitieren zu können. Solche Schritte sind tagesgeschäft-verträglich, die Komplexität verringert sich, die Mitarbeiter haben die Zeit dem Fortschritt zu folgen und erste Erfolgserlebnisse stellen sich schneller ein.

In den nächsten Wochen und Monaten werden wir praktische Beispiele veröffentlichen wie solche Schritte aussehen und welchen Effekt das für das Unternehmen und deren Mitarbeiter und Kunden hatte.

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Microsoft Business Cental – viel mehr als anfänglich gedacht

Mein erster Eindruck zu Business Central, als ich vor einem Monate meinen Demoaccout eröffnete war nicht gerade Begeisterung. Ich hatte den Eindruck, dass vieles was das Marketing versprach nicht eingehalten wurde. Zugegebenermassen war das auch mein erster Kontakt mit NAV überhaupt.

Heute einen Monat später revidiere ich meine Meinung grundlegend. Ich bin heute der Überzeugung, dass Business Central von Microsoft alles enthält was ein kleiner und mittlerer KMU Betrieb benötigt um sein Geschäft abwickeln zu können.

Das Versprechen, dass Business Central in wenigen Tagen betriebsbereit ist, ist doch eine etwas gar optimistische Formulierung. Der Zugang ist zwar sehr schnell realisiert. Lizenz kaufen –  einloggen – loslegen. Danach gibt es aber doch einiges an Arbeit bis das System produktiv genutzt werden kann. Das liegt auch daran, dass beinahe alles integriert ist:

  • Fibu
  • Verkaufschancen (Lead)
  • Fakturierung
  • Kreditoren
  • Artikelverwaltung
  • Lager
  • Zeiterfassung
  • Projektmanagement
  • Etc.

… und das natürlich auch konfiguriert und angepasst werden muss.

Wenn Sie mit Ihrem Auftragsabwicklungsprogramm (ERP) nur halb zufrieden sind, oder verschiedene Systeme einsetzen um Ihr Business zu betreiben, dann sollten Sie Business Central mal etwas genauer anschauen. Der ganz grosse Vorteil dieses Microsoft Cloud Services liegt darin, dass es in die Office 365 Tools integriert ist. Durch die Integration in Office 365 wird es sehr einfach beispielsweise mit PowerApps eine App zu erstellen, und auf einfache Weise Informationen aus dem ERP in eine für mobile Geräte geeignete Form zu bringen. Wobei auch hier bereits eine App vorhanden ist die sehr viele Funktionen auf einem mobilen Gerät zulässt. So kann zum Beispiel ein Beleg mit dem Smartphone direkt in der App fotografiert werden. Dieses Bild wird nach Business Central übermittelt und kann direkt vervollständigt und gebucht werden. Auch Auswertungen mit PowerBI direkt aus Business Central sind einfach und schnell realisierbar. Serverbereitstellung, SQL Einrichtung etc. entfallen gänzlich.

Business Central als Cloud Service ist sicher ein Produkt mit grossem Potential am Markt. Dies aufgrund der oben genannten Argumente. Verrechnet wird der Service, wie alle Office 365 Produkte durch monatliche/jährliche Lizenzgebühren.

Im Herbst führen wir eine Informationsveranstaltung durch. Eine ideale Gelegenheit sich in kurzer Zeit ein Bild von Business Central zu machen.

Mehr dazu hier

Wieso verschwenden Menschen / Mitarbeiter so viel Zeit mit Dingen die Maschinen und Computer eigentlich besser können als sie?

In der Digitalisierung gibt es unverkennbar Parallelen zur Industrialisierung. Damals war das Bestreben die Herstellung von Produkten effizienter zu machen. Handarbeit durch den Einsatz von Maschinen zu ersetzen. Spezialisten für einzelne Arbeitsabläufe einzusetzen, die diese spezifische Tätigkeit besonders und gut und besonders schnell erledigen können.
Denken wir nur an die Produktionsstrassen in der Autoindustrie. Nur durch diese massive Effizienzsteigerung wurde ein Auto für jedermann erschwinglich. Optimale Prozesse und ein perfektes Zusammenspiel von Mensch, Maschine und Roboter.

Wenn wir uns in den heutigen Büros von Unternehmen umsehen, dann wird hier noch sehr viel manuell gemacht, was Computer bestimmt besser können. Papiere und Dossiers werden von A nach B verschoben. Manuelle Erfassung von Aufträgen und Rechnungen, erstellen und anpassen von Excel Auswertungen. Notizen und Aufgaben werden auf Post-it oder Blöcken festgehalten. Verschiedene Systeme in die gleiche Daten eingegeben werden müssen. Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern oder Teams auf Zuruf. Und vieles mehr.

Achten Sie nur einen Tag auf die Tätigkeiten die Sie machen und überlegen Sie sich ob, das nicht einfacher und schneller gehen könnte in der heutigen Zeit. Wenn eine Tätigkeit schon 10 Jahre so gemacht wird, liegt der Verdacht nahe dass hier wertvolle Zeit „vergeudet“ wird.

Aber warum ist das noch so?
Der Einsatz von Technologie beginnt meist bei grossen Unternehmen. Einerseits weil der Hebel viel grösser ist und vermeintlich auch mehr Ressourcen vorhanden sind. Mittlere und kleinere Unternehmen scheuen den zeitlichen und Finanziellen Aufwand. Ausserdem hat sich der Ablauf so eingebürgert und funktioniert soweit. Eine Veränderung birgt Risiken, ausserdem müssen die Mitarbeiter dazu motiviert werden. Das sind sicher alles gut Gründe, jedoch..

  • Gerade für KMU Betriebe bieten sich unglaubliche Chancen durch den Einsatz moderner Technologien.
  • Sich nicht damit befassen ist bei weitem das grössere Risiko. Oder welche Autohersteller produzieren noch manuell?
  • Stete kleine Schritte und Verbesserung führen in einem Jahr zu einer enormen Entwicklung
  • Systematisch geplant ist die Entwicklung auch neben dem Tagesgeschäft realisierbar.

Auch das ist Digitalisierung, denn bei der Digitalisierung hier geht es in erster Linie auch darum Kosten zu reduzieren und Umsätze zu steigern. Und hier liegt meist ein riesiges Potential brach.

Unser Impulsworkshop ist perfekt dafür geeignet Möglichkeiten zu erkennen.

Server einfach ersetzen wenn sie in die Jahre gekommen sind ist nicht mehr die Lösung

Tausende von Schweizer Unternehmen nutzen seit Jahrzehnten Serversysteme. Und alle 4-8 Jahre wurden die Server durch neue Geräte mit neuem Betriebssystem ersetzt. Meist nicht gerade die Lieblingsaufgabe des CEO’s, Finanzchefs oder wer auch immer für die IT verantwortlich ist. Natürlich hat man sich im Rahmen eines solchen Projektes Gedanken gemacht was die beste Lösung ist und wie man wohl in Zukunft arbeiten wird. Am Ende wurde es aber dasselbe einfach neuer und schneller.

Nutzen statt Produkte

Wer heute noch so entscheidet vergibt sich ganz bestimmt Chancen, denn in den meisten Fällen ist ein 1:1 Ersatz nicht mehr die richtige Lösung. Diese Erfahrung hat auch ein Kunde von uns gemacht der einen 5 jährigen Windows Small Business Server im Einsatz hat. Die erste Reaktion des Kunden war „wir brauchen einen neuen Server.“  Im Gespräch sind wir dann darauf gekommen dass er keinen neuen Server braucht. Was er braucht ist zusammengefasst:

  • Kommunikationsystem um E-Mails etc zu versenden und zu empfangen
  • einen Speicherort um die Dateien zu speichern damit die Mitarbeiter darauf zugreifen können
  • Ein System um Anfragen, Aufträge, Lager etc. zu verwalten
  • Und dann möchte er flexibel zugreifen und anpassen können
  • Seine Mitarbeiter sollen ihre Arbeit effizient erledigen können

Höchstwahrscheinlich kann ein Server mit der entsprechenden Software all das schon, nur ist es auch die beste, zuverlässigste, flexibelste und günstigste Lösung?

Im Zuge dieser Diskussion haben wir uns Gedanken gemacht welche Alternativen zu einem neuen Server bestehen, und wo die jeweiligen Vor- und Nachteile liegen. Für den Kommunikationsbereich ist der Entscheid sehr schnell gefallen. Das ein KMU Betrieb einen eigenen Mailserver betreibt, macht nur noch in den wenigsten Fällen Sinn. Sowohl aus Kostensicht wie auch in Bezug auf Funktionalität und Wartung. Etwas mehr Diskussionen gab es zur Dokumentenablage „Fileserver“.  Und als eigentliche Knacknuss entpuppte sich das Auftragsabwicklungsprogramm. Kaum ein Hersteller bietet Cloudlösungen für solche Systeme an. Meist wurde eine Terminalserver Umgebung empfohlen, die aber wieder zu Mehrkosten und mehr Komplexität führt. Microsoft wird hier in die Bresche springen und Markt in den nächsten Jahren gehörig aufmischen mit einem Produkt mit Codename „Tenerife“. Mehr dazu in einem anderen Blog.

In unserem Beispiel hat der Kunde nach Abschluss des Projekts nur noch PCs, Notebooks und einen Internetschluss in seinem Büro. Der Unterhalt und die Komplexität konnten massiv reduziert werden. Dafür ist die Flexibilität massiv höher und er kann auf künftige Entwicklungen reagieren, egal in welche Richtung sich das Geschäft entwickelt.

Wenn die Diskussion einmal weg von „Welcher Server ist wohl der Beste“ hin zu “ „welche Services decken meine Bedürfnisse am besten ab“ geht, tauchen auch Möglichkeiten auf die vor kurzem noch unbezahlbar waren, dem Business aber sehr helfen können. Jede Investition dient immer nur 2 möglichen Zielen: Kosten reduzieren oder Umsätze steigern.

Wie die Lösung dann am Ende aussieht ist sehr individuell. Auch das ist ein grosser Vorteil der heutigen Möglichkeiten. Im Zentrum steht aber nicht Produkt x oder y sondern das Zusammenspiel der Komponenten und die Abdeckung der Anforderungen von heute und in Zukunft.

Finanzierung:

Früher wurden alle 5 Jahre grössere IT Ausgaben budgetiert und Migrationsprojekte in Angriff genommen. Das Resultat sind enorme Kostenblöcke, Mitarbeiter Arbeitszeiten wurden gebunden und das Tagesgeschäft mehr oder weniger stark behindert. In heutigen Projekten halten sich die einmaligen Kosten sehr im Rahmen. Man bezahlt die Services die man braucht. Dadurch steigen die regelmässigen Betriebskosten, aber die grossen Projektkosten entfallen mehrheitlich. Das macht die Kalkulation einfach da man genau weiss was die IT pro Monat kostet.

Die Schwierigkeit für viele IT Verantwortliche in KMU Betrieben liegt darin, dass es unmöglich ist sich über die technologischen Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Selbst für Unternehmen die nichts anderes machen ist es anspruchsvoll up to date zu bleiben. Deshalb ist man gut beraten für solche Projekte Unterstützung zu holen. Und nicht in jedem Fall ist das IT Systemhaus, das Ihre Umgebung betreut der richtige Ansprechpartner für diesen Teil. Aus diesem Grund bietet Oyatec einen Workshop an in dem Sie sich diese oben beschriebenen Gedanken machen können, sinnvollerweise unter Einbezug Ihres IT Betreuers.

Workshop: zukunftsgerichtete IT Umgebung

 

Auch bei Digitalisierung geht’s nur um 2 Dinge: Kosten senken und Umsatz steigern und …

Wenn wir mit Kunden und Interessenten über Business und Digitalisierung sprechen, dann geht’s letztendlich immer um 2 Hauptthemen:

  1. Wie können wir die Kosten reduzieren?
  2. Wie können wir unsere Umsätze steigern?

In diesen zwei Bereichen gibt es zahllose Möglichkeiten und Varianten. Neben diesen beiden Punkten sollte jedoch die zeitliche Komponente keinesfalls ausser Acht gelassen werden. Was Morgen kurzfristig Umsatz bringt, oder kurzfristig einen paar Franken spart,  kann mittelfristig fatale Folgen haben.

Kosten reduzieren ist einfach und wird tagtäglich gemacht. Mitarbeiter werden entlassen, Filialen und Standorte geschlossen, die Produktqualität reduziert und vieles mehr. Wenn aber die langfristige Betrachtung fehlt, wohin die Kostenreduktion führen soll, dann gewinnt man bestenfalls etwas Zeit. Ein nachhaltiger Fortschritt und die Weiterentwicklung und Zukunftssicherung des Unternehmens kann jedoch nicht gewährleistet werden.

Aehnlich verhält es sich mit kurzfristigen Umsatzsteigerung durch Aktionen, Preisnachlässen und Sortimentserweiterungen. Das bringt zwar Geld in die Kasse macht es aber längerfristig schwieriger ein gewinnbringendes Business zu betreiben.

Zeitliche Komponente

Wie eingangs erwähnt ist nicht alles was kurzfristig Nutzen bringt auch langfristig sinnvoll. Deshalb ist es sehr wichtig sich Gedanken darüber zu machen wohin das Business sich längerfristig bewegt. Das ist der Leuchtturm der sicherstellt, dass alle Aktivitäten sie dem längerfristigen Ziel näherbringt. Es ist uns allen bewusst, dass es nahezu unmöglich ist zu beschreiben wie Ihr Geschäft in 5 Jahren aussehen wird. Trotzdem müssen heute die ersten Schritte getan werden. Das Ziel lässt sich im Laufe der Reise nachjustieren. Wer aber erst gar nicht losgeht entfernt sich immer weiter vom Leuchtturm und damit davon in Zukunft erfolgreiches Business aufzubauen.

Wer jetzt losgeht verschafft sich einen Vorsprung gegenüber anderen Marktteilnehmern. Wenn das in kleinen aber klaren Schritten erfolgt dann stellen sich schnell erste Erfolge ein, die Kosten sind vertretbar und die Unternehmensentwicklung lässt sich vorantreiben ohne, dass das Tagesgeschäft beeinträchtigt wird.

Sämtliche Massnahmen sollten also unter diesen drei Aspekten geprüft werden:

  1. Können Kosten reduziert werden
  2. Werden die Umsätze durch diese Massnahme steigen
  3. Bringt uns die Massnahme unserem Leuchtturm ein wenig näher?

Wenn diese Punkte regelmässig auf die Traktandenliste der Geschäftsleitung kommen, und man sich Gedanken macht wie die technologische Entwicklung gewinnbringend eingesetzt werden kann, dann stehen die Chancen gut, dass das Unternehmen von der Digitalisierung profitieren kann.

Mehr zu diesem Thema:

www.oyatec.ch/portfolio-item/digitalisierung/
http://www.oyatec.ch/portfolio-item/organisation-infrastruktur/