Statistik und Reports dürfen keine Vergangenheitsbewältigung sein

In Unternehmen werden verschiedenste Arten von Statistiken und Reports erstellt und regelmässig aktualisiert. Jede Abteilung legt sich ihre eigenen Kennzahlen, Ziele und entsprechende Auswertungen zurecht und überall fallen zahlreiche Arbeitsstunden dafür an. Diese Auswertungen sind natürlich eine Betrachtung der Vergangenheit und bestenfalls der aktuellen Situation. Die Vergangenheit kann aber nicht mehr verändert werden.

Reports die für den Benutzer keinen Nutzen in der Zukunft haben, gehören ersatzlos gestrichen. Eine Ausnahme bilden Buchhaltungsdaten. Nach meiner Erfahrung können unter dieser Voraussetzung die Hälfte aller Auswertungen eliminiert werden.

Beispielsweise Kundenstatistiken im Verkauf sollen in erster Linie dazu dienen Entwicklungsmöglichkeiten zu erkennen. Oder frühzeitig eine Verhaltensänderung von Kunden zu erfahren um entsprechend reagieren zu können. Meist ist es also nach wie vor so dass der Mitarbeiter einen Report erhält. Dieser enthält Zahlen und Informationen aus der Vergangenheit. Die Aufgabe des Mitarbeiters ist es nun zu analysieren, interpretieren und mögliche Massnahmen abzuleiten. Um ihm diese Arbeit zu erleichtern sollten Reports interaktiv sein. Ich kann also einen einzelnen Bereich genauer anschauen, oder mit einem Klick sehen welche Produkte meine Marge absinken liessen, oder welche Kunden am meisten unter Budget liegen und so meine Ziele gefährden, oder welche Produktgruppen bei welchen Kundengruppen am meisten oder wenigsten nachgefragt werden. Wenn ich das mit Listen erledigen möchte muss ich mit verschiedenen Listen arbeiten und die entsprechenden Einträge suchen. Deshalb sind Listen und Ausdrucke wenig geeignet und Erkenntnisse daraus zu gewinnen wesentlich zeitintensiver als mit einem interaktiven Dashboard.

Beispiele dafür gibt es genügend.

Durch die technologische Entwicklung kann der Mitarbeiter viel weiter begleitet werden. So können Teile der Analyse auch durch die Systeme übernommen werden. Beispielsweise eine Meldung an den Verkäufer wenn ein Kunde 3 Monate nichts mehr bestellt hat, oder keinerlei Kontakt zu unserer Firma hatte. Ein anderes Beispiel das bei Webshops gang und gäbe ist, und auch beim persönlichen Verkauf hilfreich wäre ist: „Kunden die dieses Produkt gekauft haben, oder dieses Verhalten aufweisen interessieren sich auch für diese Produkte.“

Hier gibts ein kleines Beispiel, wie ein solches Dashboard mit Microsoft Power BI aussehen könnte

Solche Funktionen waren in der Vergangenheit noch recht aufwändig. Mit modernen Datenanalyse Tools lassen sich derartige „intelligente“ Funktionen einfach einführen. Unterstützungsmittel die auf diese Art eingesetzt werden bieten den Mitarbeitern echte Unterstützung bei ihrer Arbeit und und helfen dabei die Ziele des Unternehmens effizienter erreichen zu können.

Wieso Reports aus ERP/CRM oft nur die zweitbeste Lösung ist

Die meisten Auftragsabwicklungen, CRM und ERP Programme ermöglichen es Reports zu erstellen um das Business zu analysieren. Wenn wir aber schauen wie sich das in der Praxis abspielt, entsteht der Verdacht dass solche Reports nur selten die Bedürfnisse der Anwender abdecken. Häufig wird nämlich dann Excel zur Hilfe genommen um die Ergebnisse so darzustellen das die verschiedenen Benutzergruppen auch damit arbeiten können. Ein grosser Nachteil von Auswertungen aus solchen Systemen ist die fehlende Flexibilität. So sind solche Reports sehr statisch und Anpassungen müssen oft durch den Dienstleister vorgenommen werden. Die aktuellen Anforderungen an Datenanalyse und die heutigen Unterstützungsmöglichkeiten sind kaum vorhanden oder nur aufwändig umzusetzen. Es reicht heute nicht mehr Umsatz- und Artikellisten täglich oder monatlich zur Verfügung zu stellen.

Heutige Systeme sollen die Mitarbeiter proaktiv unterstützen indem sie Benutzer beispielsweise darauf aufmerksam machen wenn ein Kunde schon länger nicht mehr bestellt hat, oder Kunden die A gekauft haben interessieren sich auch für B und vieles mehr.
Reports sollten an den Benutzer angepasst sein. So benötigt der Verkauf andere Zahlen als der Verkaufsleiter, dieser wiederum andere als die Geschäftsleitung. Die Datenbasis ist immer dieselbe nur die Darstellung und der Detaillierungsgrad sind unterschiedlich. Excel kann hier helfen, meist ist aber Handarbeit angesagt was zeitintensiv ist.
Um einen wirklichen Nutzen aus den Zahlen zu ziehen reichen übliche Listen nicht mehr aus. Die Reports oder Dashboards sollten es ermöglichen interaktiv schnell interessante Punkte oder einzelne Kunden zu analysieren.

Und all das muss möglichst aktuell und automatisiert zur Verfügung gestellt werden. Spezialisierte BI Tools wie Microsoft PowerBI bieten genau diese Möglichkeiten an. Sie ersetzen keine bestehenden Systeme, ergänzen sie aber sinnvoll durch die genau auf diese Bedürfnisse angepassten Funktionen. Wenn Sie regelmässig in der Situation sind, dass Sie Excel für Auswertungen zu Hilfe nehmen, oder die vorhandenen Reports Ihre Fragen nicht beantworten können, dann sollten Sie sich Microsoft PowerBI einmal anschauen.

Dieses Kurzvideo gibt einen kurzen Auszug über die Möglichkeiten von Microsoft PowerBI.

 

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Wieso ist Datenanalyse für gute Kundentermine wichtig?

Wir alle wissen dass Verkäufer nicht über die Produkte sondern über die Bedürfnisse des Kunden sprechen sollten. Trotzdem ist es nach wie vor an der Tagesordnung, dass Kunden von Verkäufern mit ellenlangen Monologen über Produkte gelangweilt werden. Ich ertappe mich selber immer wieder dabei, weil ich begeistert von meinen Produkten und Lösungen bin und deshalb natürlich viel zu erzählen hätte. Den Kunden interessieren aber weder meine Produkte noch meine Firma, sondern was er davon hat und was es ihm bringt.

Um solche Gespräche führen zu können ist eine gute Vorbereitung auf den Termin notwendig. Besonders bei bestehenden Kunden besteht die Gefahr, dass der Termin zum „Kafikränzli“ wird. Natürlich ist absolut nichts gegen Beziehungspflege einzuwenden. Noch besser ist es aber wenn der Kunde interessante Aspekte diskutieren kann, die sein Business unterstützen und der Verkäufer dadurch zu Verkaufschancen kommt. Dazu muss ich sehr gut über den Kunden Bescheid wissen. Ich muss wissen was der Kunde in welchen Mengen und Häufigkeit gekauft hat. Welche Servicefälle wir hatten, mit welchen Menschen und Abteilungen er in Kontakt war und ob es irgendwo offene Pendenzen gibt. Es ist nicht nur etwas peinlich für mich, wenn der Kunde ein Thema anschneidet von dem ich gar nichts weiss, es wirkt auch nicht gerade kompetent.

Die Schwierigkeit für den Verkaufsmitarbeiter besteht darin, dass er meist verschiedene Reports aus unterschiedlichen Systemen erstellen muss um im Aussendienst sicher alle Informationen griffbereit zu haben. Hier bietet Microsoft im Rahmen der Office 365 Produkte eine Lösung mit PowerBI. Wir erstellen grafische Dashboards in denen sämtliche Informationen, die der Verkauf benötigt in einer interaktiven Übersicht vorhanden sind, egal in welchem System diese  gespeichert sind. Die Daten werden automatisch von ERP, CRM, Servicemodul, Excellisten und vielen anderen Quellen zusammengezogen. Der Verkäufer hat in wenigen Minuten die Übersicht über den Kunden. Durch die verschiedenen Apps ist es auch egal ob der Sales mit Notebook, Tablet oder Smartphone unterwegs ist. Kundengespräche nehmen eine ganz andere Qualität an weil die Grafiken und Dashboards zur Unterstützung dienen können. Der Kunde sieht wie sein Geschäft in den verschiedenen Bereichen läuft mit Vorjahresvergleich und anderen Kennzahlen, und da aufgrund von visuell aufbereiteten Fakten.

Weitere Schritte wären dass der Verkäufer Input erhält wie „Kunden die das gekauft haben, haben auch jenes gekauft“ oder einen Alarm, wenn ein Kunde 6 Monate nichts mehr bestellt hat. Mehr darüber in einem späteren Blogbeitrag.

Schauen Sie sich unser Kurzvideo an wie ein solches Hilfsmittel aussehen könnte.

Hat Excel für Führungskräfte ausgedient?

Wie viele Stunden haben wir in Excel Sheets investiert, Beziehungen zwischen Feldern hergestellt und mit viel Eleganz und Unterstützung der Formelsammlung komplexe Berechnungen automatisiert und diese über Balken- Kuchen- oder Säulendiagramme grafisch perfekt dargestellt. Einen Wert austauschen? Kein Problem- eingeben und alles- weil bis zur letzten Möglichkeit verknüpft und das neue Resultat sofort da und das Diagramm gleich angepasst. Ich gebe es zu, ich liebte dieses Teil auch! Und das soll jetzt vorbei sein? Nie im Leben, da steckt zu viel Herzblut und Zeit darin.

Und trotzdem Hand aufs Herz. Wieviel Zeit stecke ich in ein neues Diagramm? Wie oft muss ich dann doch die Hilfe konsultieren? Ein Fehler in der Berechnung oder Verknüpfung von Felder, neue Randbedingungen? Kann ich alles noch Nachverfolgen oder baue ich alles nochmals von Vorne auf? Da verfliegt der Stolz jeweils sehr schnell. Wieviele Files muss ich für die nächste Geschäftsleitungs-Sitzung vorbereiten? Nur eines oder sind es doch mehrere? Und wie kann ich die Auswertungen zusammenführen? Über Word- nein danke… zu grosses Absturzrisiko. Und eine Woche später ist ja noch die Verwaltungsratssitzung- dieselben Zahlen liefern aber etwas anders dargestellt-stufengerecht…aber für mich dann doch einigermassen zeitintensiv. Und das Ganze jeden Monat von Neuem.

Wie ist es mit den aktuellen Grundlagedaten? Liefern die Bereichsleiter rechtzeitig oder muss ich sie selber beschaffen? Aber wo sind die schon wieder abgelegt und sind sie aktuell, habe ich die richtige Version erwischt- Kurt speichert doch immer alles zuerst auf dem Desktop, bevor er es freigibt…! Und wieviel Zeit verwenden diese Mitarbeiter noch mir die Grundlagen zu liefern? Klar für alle diese Aufgaben habe ich einen/e Mitarbeiter/in, die mir das erledigt. Aber weil es schnell gehen musste, habe ich es doch beim letzten Mal selber gemacht. Klar eine Nachtschicht liegt schon mal drin, dafür habe ich dann das was ich auch wirklich brauche und ohne lang erklären zu müssen.

Jetzt da ich mir das alles vor Augen führe, frage ich mich, ob ich diese Zeit nicht besser investieren könnte.
Excel ist ein mächtiges Tool- keine Frage, gerade für uns Unternehmer und Führungskräfte und in einigen Fällen auch eine gute Lösung. Wenn ich aber jederzeit eine dynamische Übersicht über meinen Geschäftsverlauf auf verschiedenen Stufen haben möchte dann könnte es Zeit sein, mein System zu überdenken.
Auch Microsoft hat erkannt, dass Excel zwar als Allzweckwaffe genutzt wird, aber keine Allzweckwaffe ist. Der nächste Schritt heisst Microsoft PowerBI. Es wird zum Cockpit in dem Auswertungen aus verschiedenen Gesichtspunkten in übersichtlichen Dashboards dargestellt werden. Nicht nur aus Excel sondern auch aus ERP, CRM, der Marketingplattform, Google Analytics und vielen weiteren Quellen.
Die Datenverwaltung und Aufbereitung fällt grundsätzlich weg. Die Informationen sind stets aktuell und vollständig. Der Fokus liegt nicht mehr beim Zusammentragen und Darstellen der Informationen, sondern bei den Analysen die nicht nur ich einsehen kann. Auf diese Weise kann gewährleistet werden dass jede Stelle im Unternehmen über die Informationen verfügt um den Job bestmöglich machen zu können, egal ob Inhouse oder unterwegs.

Der Zeitgewinn ist enorm, und kann in Analyse und Massnahmen investiert werden, und nicht in die Aufbereitung. – das ist weniger ein Versprechen als viel mehr tägliche, eigene Erfahrung!

Kaum zu glauben? Investieren sie eine halbe Stunde in unser Webinar– machen Sie sich selber ein Bild.

Wer denkt in der Digitalisierung ginge es nur um Technologie liegt falsch

Die Technologische Entwicklung schreitet allen Bereichen und Branchen mit riesen Schritten voran. Wer aber denkt, dass die Digitalisierung in erster Linie mit technologischer Entwicklung zu tun hat der irrt. Im Zentrum geht es nach wie vor um die Menschen. Um Mitarbeiter, Kunden in erster Linie aber auch um Vorgesetzte/Eigentümer. Und wenn Digitalisierungsprojekte nicht diesen Gruppen dienen, dann werden sie scheitern. Aus diesem Grund ist der Ansatz „mit welcher neusten Technologie wie IoT, Analytics, Virtual Reality, Machine Learning etc.  können wir altes ablösen“ falsch. Im Zentrum des Projektes muss immer der Mensch sein und die Fragen wie; was bringt das meinem Kunden oder meinem Mitarbeiter?

In wohl allen Unternehmen wurden in der Vergangenheit schon zahlreiche fantastische Tools und Softwarelösungen eingeführt. Leider wurden diese nur zu einem kleinen Teil oder gar nicht genutzt. Eben genau weil der Mensch vergessen wurde. Und wenn es um Menschen geht, geht es nicht nur um logische Fakten sondern um Gefühle wie Angst nicht zu genügen, Angst überflüssig zu werden, Angst die neuen Dinge nicht zu verstehen, Angst das sich der Alltag verändert. Wenn diese „Softfaktoren“ und Gedanken in Projekten nicht berücksichtigt, ja angesprochen werden können Projekte aus unerwarteter Seite und aus nicht rationalen Gründen torpediert werden. Es reicht nicht per Direktive von oben neue Software, Prozesse etc. einzuführen. Transparente Kommunikation die auch die Befürchtungen ansprechen ist angesagt.

Die meisten Menschen lieben Veränderungen nicht per se. Und oft ist das Tempo das angeschlagen wird viel zu hoch was diese Aengste wiederum fördert und zu Widerstand führt. Die Zeit der Monsterprojekte ist vorbei nicht nur wegen der Menschen sondern auch weil heute Agilität und Flexibilität gefordert ist um sich den ständig verändernden Anforderungen anpassen zu können. Kleine aber stetige Entwicklungsschritte haben es da viel einfacher akzeptiert zu werden. Die Mitarbeiter und Kunden haben die Chance sich daran zu gewöhnen und die Vorteile zu sehen. Moderne Services ermöglichen genau das durch den modularen Aufbau. Zum Beispiel Microsoft’s Office 365 Services bestehen aus zahlreichen Modulen die einzeln für kleine Anpassungen und Optimierungen im Unternehmen eingesetzt werden können. Danach kann dann Schritt für Schritt und im Tempo das die Mitarbeiter verarbeiten können ausgebaut werden.  Auf diese Weise wird eine Kultur geschaffen die positiv auf Entwicklung reagiert oder sogar proaktiv von Mitarbeitern gelebt wird.

 

Unser Video zeigt ein Beispiel wie der Verkaufsaussendienst in einem ersten kleinen Schritt durch den Einsatz von PowerBI wesentlich zielgerichteter kommunizieren kann.