Notebook und Smartphone zu besitzen heisst noch nicht mobil zu arbeiten

Mobiles Arbeiten ist schon seit vielen Jahren gang und gäb. Notebooks haben die PC’s abgelöst und jederman hat ein Smartphone und teilweise auch ein Tablet. Bei genauerer Betrachtung stelle ich aber fest, dass in vielen Fällen mobiles Arbeiten nach wie vor recht beschwerlich ist. Dies auch deshalb weil die Geräte zwar vorhanden sind, die Inhalte aber nicht an diese Geräte angepasst. E-Mail, Termine und Kontakte sind die Dinge die inzwischen auf allen Geräten zuverlässig funktionieren. Wenn aber Dokumente oder spezifische Produkt- oder Kundeninformationen gefordert sind wird’s oft beschwerlich.

Damit kämpfen Aussendienstmitarbeiter:
Die Dokumente sind im Geschäft auf dem Fileserver abgelegt. Wenn ich als Aussendienstmitarbeiter auf solche Dokumente zugreifen möchte muss ich sie entweder auf einen Stick kopieren, was eine ganz schlimme Variante ist. Oft werden dadurch elementare Datenschutzregeln verletzt. Ausserdem besteht die Gefahr das solche Dokumente am Ende mehrfach in verschiedenen Versionen vorhanden sind. Eine doch etwas bessere Möglichkeit ist ein VPN Zugriff; das ich also online direkt auf die Dokumente zugreifen kann. Allerdings funktioniert das kaum auf Tablets und Smartphones. Diese Variante ist auch etwas in die Jahre gekommen und wohl nicht das Modell das sich in Zukunft durchsetzen wird.

Neben den Files sind aber noch viele weitere Informationen wichtig für die Aussendienstmitarbeiter. Kundenauswertungen aus der Auftragsabwicklung, CRM Informationen über Aktivitäten und Kampagnen, Serviceaufträge und vieles mehr können hilfreiche Informationen sein. Auch die Kommunikation mit dem Innendienst sind wichtige Pfeiler um effizient arbeiten zu können. Es ist erstaunlich wie oft hier noch über E-Mail und Telefonanrufe abgewickelt wird. Ich denke wir sind uns einig, dass dies in den wenigsten Fällen die effizienteste Variante ist.

Noch schwieriger wird’s, wenn von unterwegs Daten erfasst werden sollen. Besuchsberichte, Servicerapporte, Bestellungen, Anfragen etc. sollten direkt ins richtige System eingefügt werden können ohne dass noch ein zweiter Arbeitsgang notwendig ist.

Was für Aussendienst Mitarbeiter gilt, hilft auch im Homeoffice, an Projektmeetings, für Teilzeitangestellte und in vielen weiteren Situationen. Das gesamte Unternehmen wird dadurch wesentlich flexibler und die Effizienz nimmt markant zu.

Um diesen Effekt zu erzielen reicht es nicht ein Notebook, ein Tablet und ein Telefon zur Verfügung zu stellen. Die wahren Stärken können erst gespielt werden, wenn die Informationen auch auf diese Geräte optimiert vorliegen. Hier gibt es zahlreiche Lösungen, smart eingeführt und auf einfache Weise genutzt werden können.

Wieso verschwenden Menschen / Mitarbeiter so viel Zeit mit Dingen die Maschinen und Computer eigentlich besser können als sie?

In der Digitalisierung gibt es unverkennbar Parallelen zur Industrialisierung. Damals war das Bestreben die Herstellung von Produkten effizienter zu machen. Handarbeit durch den Einsatz von Maschinen zu ersetzen. Spezialisten für einzelne Arbeitsabläufe einzusetzen, die diese spezifische Tätigkeit besonders und gut und besonders schnell erledigen können.
Denken wir nur an die Produktionsstrassen in der Autoindustrie. Nur durch diese massive Effizienzsteigerung wurde ein Auto für jedermann erschwinglich. Optimale Prozesse und ein perfektes Zusammenspiel von Mensch, Maschine und Roboter.

Wenn wir uns in den heutigen Büros von Unternehmen umsehen, dann wird hier noch sehr viel manuell gemacht, was Computer bestimmt besser können. Papiere und Dossiers werden von A nach B verschoben. Manuelle Erfassung von Aufträgen und Rechnungen, erstellen und anpassen von Excel Auswertungen. Notizen und Aufgaben werden auf Post-it oder Blöcken festgehalten. Verschiedene Systeme in die gleiche Daten eingegeben werden müssen. Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern oder Teams auf Zuruf. Und vieles mehr.

Achten Sie nur einen Tag auf die Tätigkeiten die Sie machen und überlegen Sie sich ob, das nicht einfacher und schneller gehen könnte in der heutigen Zeit. Wenn eine Tätigkeit schon 10 Jahre so gemacht wird, liegt der Verdacht nahe dass hier wertvolle Zeit „vergeudet“ wird.

Aber warum ist das noch so?
Der Einsatz von Technologie beginnt meist bei grossen Unternehmen. Einerseits weil der Hebel viel grösser ist und vermeintlich auch mehr Ressourcen vorhanden sind. Mittlere und kleinere Unternehmen scheuen den zeitlichen und Finanziellen Aufwand. Ausserdem hat sich der Ablauf so eingebürgert und funktioniert soweit. Eine Veränderung birgt Risiken, ausserdem müssen die Mitarbeiter dazu motiviert werden. Das sind sicher alles gut Gründe, jedoch..

  • Gerade für KMU Betriebe bieten sich unglaubliche Chancen durch den Einsatz moderner Technologien.
  • Sich nicht damit befassen ist bei weitem das grössere Risiko. Oder welche Autohersteller produzieren noch manuell?
  • Stete kleine Schritte und Verbesserung führen in einem Jahr zu einer enormen Entwicklung
  • Systematisch geplant ist die Entwicklung auch neben dem Tagesgeschäft realisierbar.

Auch das ist Digitalisierung, denn bei der Digitalisierung hier geht es in erster Linie auch darum Kosten zu reduzieren und Umsätze zu steigern. Und hier liegt meist ein riesiges Potential brach.

Unser Impulsworkshop ist perfekt dafür geeignet Möglichkeiten zu erkennen.

Ist Microsoft Business Central ein ERP für KMU?

Mit der technologischen Entwicklung, verändern sich auch die Bedürfnisse der Unternehmen und deren Nutzern. War es in der Vergangenheit noch akzeptiert viele Aufgaben manuell abzuarbeiten, können sich Unternehmen, die am künftigen Markt erfolgreich sein wollen das nicht mehr leisten. Einerseits müssen Geschäftsfälle immer schneller abgewickelt werden, andererseits ist der Kostendruck enorm.

Viele ERP (Auftragsabwicklungs-Systeme) können nur bedingt flexibel und mobil eingesetzt werden.
Anpassungen von Prozessen, Reports und Angeboten sind nur durch Individualentwicklung zu realisieren, was wiederum Zeit und Geld kostet. In den meisten Unternehmen ist das Business nicht mehr so statisch wie in der Vergangenheit. Deshalb dürfen auch die Systeme nicht mehr statisch sein.
Einschränkungen mit denen Unternehmen zu kämpfen haben:
– Für jede kleine Anpassung ist Entwicklungsaufwand nötig
– Abhängigkeit von einem Dienstleistungsunternehmen
– Schnittstellen zu anderen Systemen fehlen oder sind sehr teuer
– Mobilität und Homeoffice nur über Terminal Server möglich
– Benutzerfreundlichkeit nicht state of the art

Microsoft hat im April 2018 ein Produkt veröffentlicht das genau diese Schwierigkeiten und Entwicklungsbremsen lösen soll. Das Produkte gehört zur Office 365 Familie und ist ein Cloud Service der alle Anforderungen eines KMU Betriebs abdecken soll. Ob das so sein wird muss allerdings erst noch bewiesen werden. Ein erster Einblick lässt eher Skepsis aufkommen. Die Aussage „Für einen kleineren Betrieb, der nahe an den Standards bleibt rechnen wir mit einem Projektaufwand von ca 10 Tagen.“ scheint zum aktuellen Zeitpunkt nicht realistisch zu sein. Es hängt aber auch stark von den Anforderungen des Betriebes ab und wie nahe man am Microsoft Standard bleiben kann. Individuelle Anpassungen scheinen aber auch recht komplex und zeitintensiv zu sein. Allerdings ist das Produkt auch erst eine Woche auf dem Markt. Wir können gespannt sein wie sich Business Central von Microsoft entwickeln wird.

Die Idee und die Rahmenbedingungen sind schon vielversprechend. Folgende Module sind in der Standardversion bereits enthalten:
– FIBU
– Auftragsabwicklung
– Einkauf und Disposition
– Lagerhaltung
– Servicemanagement

Das allein ist ja noch nicht speziell, das können fast alle Suiten die auf dem Markt sind. Der grosse Vorteil von Microsoft liegt darin, dass dieses Produkt zu Office 365 gehört und nahtlos mit Komponenten wie Outlook, Sharepoint, Flow, PowerApps und PowerBI zusammenarbeitet. Die Frage ob Business Cental DAS Produkt für KMU werden wird und die angekündigte Flexibiltät sich auch in der Praxis zeigt, lässt sich also zum heutigen Zeitpunkt nicht schlüssig beantworten.

Wir werden die weiteren Schritte sehr nahe weiterverfolgen. Abonnieren Sie unten einfach die Themen die Sie interessieren damit Sie informiert werden wenn neue Blogs zu diesem Thema vorliegen.

Auch das ist Digitalisierung, denn bei der Digitalisierung hier geht es in erster Linie auch darum Kosten zu reduzieren und Umsätze zu steigern. Und eine modernes ERP kann genau dazu beitragen.

Zeit schaffen für das wesentliche durch Technologie

Die digitale Entwicklung bietet täglich neue Möglichkeiten, die uns bei der Arbeit unterstützen.

Wiederkehrende Aufgaben durch Technologie erledigen lassen, damit die Menschen sich auf das konzentrieren können was sie besser können als Computer. Und das ist bestimmt nicht, rechnen, abtippen, Auswertungen erstellen und immer wieder die gleichen Arbeiten erledigen. Menschen sind aber den Computern weit überlegen wenn es um  Kreativität, Entscheide fällen, Auswertungen beurteilen, mit Menschen kommunizieren, Bedürfnisse erkennen und weiteres geht. Genau diese Aufgaben kommen häufig zu kurz, weil die Mitarbeiter mit „Administration“ und Tagesgeschäft belastet sind.

Digitale Technologien können in verschiedensten Bereichen unterstützen, das grösste Potential bei vielen Firmen besteht aber nicht im Bereich Big Data, Virtual Reality, Machine Learning, Deep Learning, sondern in ganz einfachen Optimierungen von Abläufen. Die Möglichkeiten haben sich in den letzten Jahren derart verändert, dass es unabdingbar ist sich regelmässig mit Optimierungsmöglichkeiten zu beschäftigen. Der Aufwand der dafür betrieben wird ist in kürzester Zeit wieder eingespielt.

Nicht selten kann schon eine Schulung der Mitarbeiter oder geringfügige Anpassungen einen grossen Effekt erzielen. Umfragen bestätigen, dass weit weniger als 50% der Möglichkeiten, die Applikationen bieten auch bei den Benutzern bekannt sind. Und wenn man’s nicht weiss macht man’s halt so wie man’s immer gemacht hat. Der erste und kostengünstigste Punkt ist also festzustellen was mit aktuellen Mitteln möglich wäre, aber nicht genutzt wird. Gerade auch bei den Office 365 Modulen schreitet die Entwicklung so schnell voran dass es kaum möglich ist alle Funktionen zu kennen.

Wenn bestehende Applikationen keine Optimierung zulassen gibt es unzählige Services und Tools die genutzt werden können um die tägliche Arbeit effizienter zu machen. Beispielhaft ein paar Bereiche dazu:

  • Adressdaten automatisch in verschiedenen Systemen erfassen
  • Automatisch aktualisierende Reports in Excel oder anderen Tools
  • Aufgabenverwaltung im Team
  • Apps um Daten wie Besuchsberichte, Rüstzettel, Notizen direkt im System zu erfassen
  • Automatisierte Abläufe erstellen von der Bestellung bis zur Frakturieren

Früher war es so, dass ein Programm beschafft wurde, das möglichst alle Wünsche abdecken sollte. Ausser einer Exportfunktion gab es kaum Kommunikation mit anderen Tools, und wenn dann nur sehr aufwändig.

Im Vergleich dazu die heutigen Microsoft Office 365 Angebote. Es gibt nicht mehr ein grosses Programm das kaum zu bedienen ist sondern zahlreiche Module, die miteinander kommunizieren. Ich bin überzeugt dass damit in den meisten Unternehmen das Arbeiten angenehmer und effizienter gestaltet werden kann.

Sich folgende Fragen zu stellen kann einen lukrativen Prozesses auslösen:

  1. Nutzen die Mitarbeiter die Möglichkeiten welche die Anwendungen bieten wirklich aus?
  2. Wie könnte die gleiche Arbeit (vor allem wiederkehrende) angenehmer und schneller erledigt werden?
  3. Was wird dazu benötigt?

Auch bei Digitalisierung geht’s nur um 2 Dinge: Kosten senken und Umsatz steigern und …

Wenn wir mit Kunden und Interessenten über Business und Digitalisierung sprechen, dann geht’s letztendlich immer um 2 Hauptthemen:

  1. Wie können wir die Kosten reduzieren?
  2. Wie können wir unsere Umsätze steigern?

In diesen zwei Bereichen gibt es zahllose Möglichkeiten und Varianten. Neben diesen beiden Punkten sollte jedoch die zeitliche Komponente keinesfalls ausser Acht gelassen werden. Was Morgen kurzfristig Umsatz bringt, oder kurzfristig einen paar Franken spart,  kann mittelfristig fatale Folgen haben.

Kosten reduzieren ist einfach und wird tagtäglich gemacht. Mitarbeiter werden entlassen, Filialen und Standorte geschlossen, die Produktqualität reduziert und vieles mehr. Wenn aber die langfristige Betrachtung fehlt, wohin die Kostenreduktion führen soll, dann gewinnt man bestenfalls etwas Zeit. Ein nachhaltiger Fortschritt und die Weiterentwicklung und Zukunftssicherung des Unternehmens kann jedoch nicht gewährleistet werden.

Aehnlich verhält es sich mit kurzfristigen Umsatzsteigerung durch Aktionen, Preisnachlässen und Sortimentserweiterungen. Das bringt zwar Geld in die Kasse macht es aber längerfristig schwieriger ein gewinnbringendes Business zu betreiben.

Zeitliche Komponente

Wie eingangs erwähnt ist nicht alles was kurzfristig Nutzen bringt auch langfristig sinnvoll. Deshalb ist es sehr wichtig sich Gedanken darüber zu machen wohin das Business sich längerfristig bewegt. Das ist der Leuchtturm der sicherstellt, dass alle Aktivitäten sie dem längerfristigen Ziel näherbringt. Es ist uns allen bewusst, dass es nahezu unmöglich ist zu beschreiben wie Ihr Geschäft in 5 Jahren aussehen wird. Trotzdem müssen heute die ersten Schritte getan werden. Das Ziel lässt sich im Laufe der Reise nachjustieren. Wer aber erst gar nicht losgeht entfernt sich immer weiter vom Leuchtturm und damit davon in Zukunft erfolgreiches Business aufzubauen.

Wer jetzt losgeht verschafft sich einen Vorsprung gegenüber anderen Marktteilnehmern. Wenn das in kleinen aber klaren Schritten erfolgt dann stellen sich schnell erste Erfolge ein, die Kosten sind vertretbar und die Unternehmensentwicklung lässt sich vorantreiben ohne, dass das Tagesgeschäft beeinträchtigt wird.

Sämtliche Massnahmen sollten also unter diesen drei Aspekten geprüft werden:

  1. Können Kosten reduziert werden
  2. Werden die Umsätze durch diese Massnahme steigen
  3. Bringt uns die Massnahme unserem Leuchtturm ein wenig näher?

Wenn diese Punkte regelmässig auf die Traktandenliste der Geschäftsleitung kommen, und man sich Gedanken macht wie die technologische Entwicklung gewinnbringend eingesetzt werden kann, dann stehen die Chancen gut, dass das Unternehmen von der Digitalisierung profitieren kann.

Mehr zu diesem Thema:

www.oyatec.ch/portfolio-item/digitalisierung/
http://www.oyatec.ch/portfolio-item/organisation-infrastruktur/