Technologie nutzen – Kosten sparen

Microsoft Office 365 bietet die Möglichkeiten

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Effizientere Organisation durch den Einsatz aktueller Technologien

Automatisierung und die Übernahme von Arbeiten durch Computer ist ein  wesentlicher Teil der technologischen Entwicklung. Computer sollen die wiederkehrenden Arbeiten übernehmen, damit die Menschen Zeit für die Dinge haben sie sie besser können als Computer.  In diesem Bereich besteht ein riesiges Potential für Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen. Täglich werden neue Tools und Services veröffentlicht die den Menschen das Leben im Job vereinfachen können. Es ist sinnvoll und gut investierte Zeit wenn man sich Gedanken darüber macht wo im eigenen Unternehmen Potential für Optimierungen bestehen.

Unsere Leistungen

Manuelle Schritte automatisieren

Viele Arbeiten werden in regelmässigen Abständen immer wieder bearbeitet. Gerade wiederkehrende Aufgaben können aber Systeme viel besser und effizienter erledigen als Menschen. Einige Beispiele dafür sind Mehrfachpflege von Daten in verschiedenen Systemen, Rechnungen per E-Mail manuell verschicken, Excel Auswertungen nachführen. Beispielsweise Microsofts Office 365 bietet verschiedene Tools wie PowerApps, Flow, Sharepoint, PowerBI die eine Automatisierung unterstützen. Es macht sich sehr schnell bezahlt sich ein paar Gedanken darüber zu machen wo solche Automatisierungen Zeit und damit Geld sparen helfen.

Suche reduzieren

Nach wie vor verbringen Mitarbeiter viel Zeit mit suchen von Dokumenten, Informationen, E-Mails. Intelligente Systeme wie Microsoft Sharepoint unterstützen die Menschen dabei schnell auf die benötigten Informationen zugreifen zu können. In vielen Fileservern werden Dateien der ganzen Unternehmensgeschichte mitgeführt. Schauen Sie einmal auf Ihren Fileserver; es ist nicht ungewöhnlich das weit mehr als die Hälfte der Dokumente die letzten 3 Jahre nicht benutzt wurde. Wir unterstützen Sie dabei das System zu verschlanken und die Suche zu vereinfachen.

Excel Auswertungen optimieren

Excel ist das wohl am häufigsten verwendete Tool für Auswertungen und Reports. Der Zeitaufwand für die regelmässige Aktualisierung ist oft erheblich. In vielen Fällen ist Excel nicht mehr die ideale oder effizienteste Methode. BI Tools wie Microsoft Office 365 PowerBI oder QlikView bieten riesige Vorteile gegenüber Excel. Mehr zu Auswertungen finden im Bereich Datenanalyse. In jedem Fall macht es Sinn sich die aktuellsten Möglichkeiten anzuschauen und abzuwägen ob das für Ihr Unternehmen Sinn machen könnte.

Schulung und Knowhow

Bestehende Anwendungen und Dienste werden oft nicht optimal eingesetzt. Lizenzen und Installationen sind vorhanden, es werden aber nur Teilbereiche genutzt. Schöne Beispiele sind Microsoft Produkte Excel, Outlook, Onenote. Natürlich kennen die wenigsten Mitarbeiter den vollen Funktionsumfang. Individuelle Schulungen oder Seminare ermöglichen massive Produktivitätssteigerungen. Eine systematische Arbeitsplanung wird für Mitarbeiter und Teams immer wichtiger weil höhere Flexibilität und Produktivität erwartet werden.

IT Infrastruktur der Zukunft

Informatikinfrastrukturen werden nicht mehr 1:1 durch neue Syteme ersetzt. Das zeigt auch das Portfolio von grossen Herstellern wie Microsoft. Die Office 365 Services bieten sehr viele fantastische Tools, sie müssen nur noch genutzt werden. Zukunftsträchtige IT Infrastrukturen müssen flexibel sein und sich den schnell verändernden Bedürfnissen des Business anpassen können. Nicht in allen Fällen sind Cloudservices die richtige Lösung. In jedem Fall sollten aber solche Möglichkeiten in die Entscheidungfindung einbezogen werden. Oyatec unterstützt die Kunden beim Finden der Lösung die die Bedürfnisse des Unternehmens in Zukunft am besten abdeckt.

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