Zeit schaffen für das wesentliche durch Technologie

Die digitale Entwicklung bietet täglich neue Möglichkeiten, die uns bei der Arbeit unterstützen.

Wiederkehrende Aufgaben durch Technologie erledigen lassen, damit die Menschen sich auf das konzentrieren können was sie besser können als Computer. Und das ist bestimmt nicht, rechnen, abtippen, Auswertungen erstellen und immer wieder die gleichen Arbeiten erledigen. Menschen sind aber den Computern weit überlegen wenn es um  Kreativität, Entscheide fällen, Auswertungen beurteilen, mit Menschen kommunizieren, Bedürfnisse erkennen und weiteres geht. Genau diese Aufgaben kommen häufig zu kurz, weil die Mitarbeiter mit „Administration“ und Tagesgeschäft belastet sind.

Digitale Technologien können in verschiedensten Bereichen unterstützen, das grösste Potential bei vielen Firmen besteht aber nicht im Bereich Big Data, Virtual Reality, Machine Learning, Deep Learning, sondern in ganz einfachen Optimierungen von Abläufen. Die Möglichkeiten haben sich in den letzten Jahren derart verändert, dass es unabdingbar ist sich regelmässig mit Optimierungsmöglichkeiten zu beschäftigen. Der Aufwand der dafür betrieben wird ist in kürzester Zeit wieder eingespielt.

Nicht selten kann schon eine Schulung der Mitarbeiter oder geringfügige Anpassungen einen grossen Effekt erzielen. Umfragen bestätigen, dass weit weniger als 50% der Möglichkeiten, die Applikationen bieten auch bei den Benutzern bekannt sind. Und wenn man’s nicht weiss macht man’s halt so wie man’s immer gemacht hat. Der erste und kostengünstigste Punkt ist also festzustellen was mit aktuellen Mitteln möglich wäre, aber nicht genutzt wird. Gerade auch bei den Office 365 Modulen schreitet die Entwicklung so schnell voran dass es kaum möglich ist alle Funktionen zu kennen.

Wenn bestehende Applikationen keine Optimierung zulassen gibt es unzählige Services und Tools die genutzt werden können um die tägliche Arbeit effizienter zu machen. Beispielhaft ein paar Bereiche dazu:

  • Adressdaten automatisch in verschiedenen Systemen erfassen
  • Automatisch aktualisierende Reports in Excel oder anderen Tools
  • Aufgabenverwaltung im Team
  • Apps um Daten wie Besuchsberichte, Rüstzettel, Notizen direkt im System zu erfassen
  • Automatisierte Abläufe erstellen von der Bestellung bis zur Frakturieren

Früher war es so, dass ein Programm beschafft wurde, das möglichst alle Wünsche abdecken sollte. Ausser einer Exportfunktion gab es kaum Kommunikation mit anderen Tools, und wenn dann nur sehr aufwändig.

Im Vergleich dazu die heutigen Microsoft Office 365 Angebote. Es gibt nicht mehr ein grosses Programm das kaum zu bedienen ist sondern zahlreiche Module, die miteinander kommunizieren. Ich bin überzeugt dass damit in den meisten Unternehmen das Arbeiten angenehmer und effizienter gestaltet werden kann.

Sich folgende Fragen zu stellen kann einen lukrativen Prozesses auslösen:

  1. Nutzen die Mitarbeiter die Möglichkeiten welche die Anwendungen bieten wirklich aus?
  2. Wie könnte die gleiche Arbeit (vor allem wiederkehrende) angenehmer und schneller erledigt werden?
  3. Was wird dazu benötigt?