Statistik und Reports dürfen keine Vergangenheitsbewältigung sein

In Unternehmen werden verschiedenste Arten von Statistiken und Reports erstellt und regelmässig aktualisiert. Jede Abteilung legt sich ihre eigenen Kennzahlen, Ziele und entsprechende Auswertungen zurecht und überall fallen zahlreiche Arbeitsstunden dafür an. Diese Auswertungen sind natürlich eine Betrachtung der Vergangenheit und bestenfalls der aktuellen Situation. Die Vergangenheit kann aber nicht mehr verändert werden.

Reports die für den Benutzer keinen Nutzen in der Zukunft haben, gehören ersatzlos gestrichen. Eine Ausnahme bilden Buchhaltungsdaten. Nach meiner Erfahrung können unter dieser Voraussetzung die Hälfte aller Auswertungen eliminiert werden.

Beispielsweise Kundenstatistiken im Verkauf sollen in erster Linie dazu dienen Entwicklungsmöglichkeiten zu erkennen. Oder frühzeitig eine Verhaltensänderung von Kunden zu erfahren um entsprechend reagieren zu können. Meist ist es also nach wie vor so dass der Mitarbeiter einen Report erhält. Dieser enthält Zahlen und Informationen aus der Vergangenheit. Die Aufgabe des Mitarbeiters ist es nun zu analysieren, interpretieren und mögliche Massnahmen abzuleiten. Um ihm diese Arbeit zu erleichtern sollten Reports interaktiv sein. Ich kann also einen einzelnen Bereich genauer anschauen, oder mit einem Klick sehen welche Produkte meine Marge absinken liessen, oder welche Kunden am meisten unter Budget liegen und so meine Ziele gefährden, oder welche Produktgruppen bei welchen Kundengruppen am meisten oder wenigsten nachgefragt werden. Wenn ich das mit Listen erledigen möchte muss ich mit verschiedenen Listen arbeiten und die entsprechenden Einträge suchen. Deshalb sind Listen und Ausdrucke wenig geeignet und Erkenntnisse daraus zu gewinnen wesentlich zeitintensiver als mit einem interaktiven Dashboard.

Beispiele dafür gibt es genügend.

Durch die technologische Entwicklung kann der Mitarbeiter viel weiter begleitet werden. So können Teile der Analyse auch durch die Systeme übernommen werden. Beispielsweise eine Meldung an den Verkäufer wenn ein Kunde 3 Monate nichts mehr bestellt hat, oder keinerlei Kontakt zu unserer Firma hatte. Ein anderes Beispiel das bei Webshops gang und gäbe ist, und auch beim persönlichen Verkauf hilfreich wäre ist: „Kunden die dieses Produkt gekauft haben, oder dieses Verhalten aufweisen interessieren sich auch für diese Produkte.“

Hier gibts ein kleines Beispiel, wie ein solches Dashboard mit Microsoft Power BI aussehen könnte

Solche Funktionen waren in der Vergangenheit noch recht aufwändig. Mit modernen Datenanalyse Tools lassen sich derartige „intelligente“ Funktionen einfach einführen. Unterstützungsmittel die auf diese Art eingesetzt werden bieten den Mitarbeitern echte Unterstützung bei ihrer Arbeit und und helfen dabei die Ziele des Unternehmens effizienter erreichen zu können.